Podle legendy otevřená pracoviště vynalezl Potěmkin. Státník nebyl spokojen s leností poddaných, a proto vydal dekret o zvláštním umístění hospodářských budov. Byly postaveny tak, aby správce mohl pozorovat práci každého nevolníka. Otevřený prostor však získal širokou popularitu až v polovině 20. století v Americe. V 21. století pracuje v tomto typu kanceláří 90 % amerických pracovníků. V současné době je v Rusku stále běžnější otevřený prostor. Navzdory jejich popularitě debaty o jejich proveditelnosti neutichají. Někteří věří, že otevřené pracovní prostory podporují firemního ducha, zatímco jiní věří, že snižují produktivitu zaměstnanců.
V některých podnicích nemají zaměstnanci zásadně zakázáno obědvat přímo u kancelářského stolu, i když je to z hygienického hlediska diskutabilní a vyvolává to nelibost mezi kolegy, kteří v jídelně obědvají, i mezi návštěvníky (klienty). Jak to souvisí se situací? při organizaci open-space kanceláře?
Co je otevřený prostor?
Open space je speciální uspořádání kancelářského prostoru. Všichni zaměstnanci jsou ubytováni v jedné velké místnosti. Pracovní stanice jsou od sebe odděleny tenkou přepážkou. Tabulky jsou uspořádány do řad. Jak vypadá open space si můžete představit, když si vzpomenete na americké filmy zobrazující kanceláře. Nejčastěji mají otevřený prostor.
Výhody
Jaké je tajemství širokého rozšíření otevřeného prostoru? Mezi jejich nesporné výhody patří:
- Šetření místa. Malý prostor pojme mnoho zaměstnanců. Není potřeba pronajímat velkou plochu. Ekonomický přínos pro zaměstnavatele je nepopiratelný.
- Rychlá interakce mezi zaměstnanci. Veškeré pracovní problémy jsou řešeny obratem. Abyste mohli kontaktovat kolegu s požadavkem nebo dotazem, nemusíte běhat po různých kancelářích. To je důležité zejména při práci, která vyžaduje efektivitu.
- Schopnost snadno kontrolovat práci zaměstnanců. Lidé pobývající v oddělené místnosti mají tendenci se rozptylovat od své práce. Manažer nemá prakticky žádnou možnost takové nepovolené dovolené sledovat. Otevřená kancelář tento problém zcela řeší. Zaměstnanci nemají šanci práci odložit.
- Demokratický. Tím je zajištěna rovnost pro všechny zaměstnance. Pravděpodobnost vytvoření uzavřených komunit se snižuje.
- Zachování firemního ducha. Společný prostor vytváří jednotného pracovního ducha, což má blahodárný vliv na motivaci.
Společnost si váží práce svých zaměstnanců a svou odpovědnost vidí ve vytváření a udržování atmosféry dobré vůle, profesionality, vzájemného respektu, spolupráce a stability v pracovní síle. Snahou společnosti je udržet si firemního ducha, který spojuje všechny zaměstnance bez ohledu na pozici či úřední postavení do jednoho týmu profesionálů se společným cílem.
Co jiného normy firemního chování existují zaměstnanci?
Za prvé, otevřený prostor je výhodný pro majitele organizace. Zaměstnavatel nemusí každému zaměstnanci přidělovat samostatné pracoviště. Stačí si pronajmout jednu velkou místnost a rozdělit ji na zóny pomocí příček. Náklady na posledně jmenované nezasáhnou rozpočet společnosti.
Omezení
Otevřený prostor má mnoho nevýhod:
- Zvýšená hladina hluku. Několik desítek pracovníků v jedné místnosti znamená neustálý hluk. Zvonění telefonu, konverzace zaměstnanců, hluk z kancelářského vybavení – to vše vás dokáže doslova přivést k šílenství. Pro zaměstnance je nesmírně obtížné se v takových stresových podmínkách soustředit.
- Stálé napětí. Nedostatek osobního prostoru, stísněné prostory a hluk jsou faktory, které přispívají ke stresu a podrážděnosti. To má samozřejmě negativní dopad na výkon.
- Riziko krádeže. Všechny osobní věci zaměstnanců (telefony, kabelky) jsou veřejně vystaveny. To může u pracovníků vyvolat strach, že nebudou mít dostatek svého majetku.
- Pravděpodobnost konfliktů. Někdo preferuje sezení s otevřeným oknem, jiný naopak studený. Takové maličkosti způsobují konflikty mezi kolegy a vytvářejí napjatou atmosféru.
- Rychlé šíření infekčních nemocí. Všechny bakterie, infekce a viry se rychle přenášejí ze zaměstnance na zaměstnance. Podle studií lidé častěji onemocní v otevřeném prostoru.
Zaměstnavatel získá na úspoře na nájemném, ale ztrácí na produktivitě svých zaměstnanců.
Co na to říkají samotní zaměstnanci?
Open spaces fungují již poměrně dlouho, a proto se již objevilo mnoho výzkumů ohledně práce v nich. Podívejme se na některé výsledky:
- 56 % zaměstnanců tvrdí, že jim chybí osobní prostor.
- 55 % pracovníků nevyhovuje pokojová teplota.
- 60 % postrádá ticho.
Některé studie dokazují, že open space zvyšuje míru stresu zaměstnanců a vyvolává konflikty. U zaměstnanců pracujících v otevřených kancelářských prostorách byl diagnostikován vysoký krevní tlak. Navíc takové kanceláře zažívají vysokou fluktuaci zaměstnanců.
Jak zvýšit produktivitu zaměstnanců v open space?
Manažer může zmírnit nevýhody otevřeného prostoru pomocí následujících doporučení:
- Různorodý pracovní prostor. Nedoporučuje se standardizovat pracovní místa, protože každý zaměstnanec má své individuální potřeby. Některá místa je potřeba dobře izolovat, mezi další stoly jsou umístěny malé přepážky. Zaměstnanec si může vybrat místo, které nejlépe vyhovuje jeho potřebám.
- Správné umístění společných prostor. K řešení každodenních problémů nebudou stačit jen pracovní místa. Dále je nutné instalovat velký stůl pro společné diskuse, zajistit relaxační místnost a jídelní kout. Všechny tyto místnosti by měly být v těsné blízkosti hlavního pracovního prostoru.
- Žádné vysoké přepážky. Zdá se, že instalace vysokých oddílů vyřeší otázku osobního prostoru. To je však mylná představa. Zaměstnanci pracující za „vysokými zdmi“ budou mít pocit, že jsou v místnosti sami. Tím se zvýší hladina hluku. Pracovníci v takových podmínkách nezachovávají ticho a mluví nahlas.
- Schválení pravidel chování. Pravidla mohou zahrnovat zákaz hlasitých konverzací a hudby. Zaměstnanci by měli být povzbuzováni k častějšímu používání interního chatu. Můžete nastavit speciální signál, že zaměstnanec nemusí být v tuto chvíli rušen.
- Více rostlin. Živá vegetace na pracovišti prokazatelně snižuje hladinu stresu, zvyšuje produktivitu a zaměřuje se na pracovní úkoly a vytváří pozitivní atmosféru.
- Umístění výkonných pracovišť ve společném prostoru. Manažeři jsou zpravidla umístěni v samostatné kanceláři. To však není úplně správná politika. Za prvé, manažer nebude moci plně kontrolovat práci svých zaměstnanců, za druhé bude odříznutý od týmu a nebude schopen pohotově identifikovat slabiny pracovního procesu.
Manažer se musí zajímat o pravdivé názory svých zaměstnanců, aby zaváděl inovace v souladu se skutečnými potřebami týmu.
Doporučení pro zaměstnance
Zvyšování komfortu ve společném prostoru je úkolem nejen pro manažera, ale i pro zaměstnance. Zaměstnanci mohou použít následující pokyny:
- Každý si může zařídit pohodlný osobní prostor sám. K tomu si můžete pořídit sluchátka, umístit fotografie a oblíbené ozdobné drobnosti na váš stůl.
- Nedoporučuje se jíst na pracovišti nebo používat parfém se silným zápachem. Směs vůní může způsobit nepohodlí sousedům v místnosti.
- I když vám manažer nedal speciální pokyny, musíte dodržovat obecná pravidla zdvořilosti: mluvte tišeji, ztlumte hlasitost telefonu.
Společné úsilí majitele organizace a zaměstnanců pomůže učinit i otevřený prostor pohodlným pro práci.
Existuje několik možností, jak uspořádat pracovní prostor v kanceláři. Jsou vybírány s přihlédnutím k odborným specifikům, počtu pracovníků a manažerských schopností. Pokud je uspořádání v nejlepším zájmu společnosti, působí na zvýšení motivace zaměstnanců. Tento článek pojednává o kanceláři Open Space – o jaké řešení plánování se jedná, jaké jsou jeho klady a zápory.
Open Space – co je to za formát?
Jediný pracovní prostor rozdělený na funkční ostrůvky (oddělené nebo neoddělené obrazovkami) se nazývá otevřený prostor. Tento způsob uspořádání kanceláře je jedním z nejoblíbenějších a nejmódnějších. Svět však překvapivě poprvé slyšel o otevřeném designu pracovního prostoru již v XNUMX. století od prince Potěmkina. Takto podnikavý reformátor zařídil místa pro různé ekonomické a sociální projekty.
Přibližně ve stejné době se v Anglii objevila původní budova Ripley, určená pro kancelářskou práci. Proslavily ho nekonečné řady psacích stolů. A v XNUMX. století, s příchodem telefonní komunikace, se v městské infrastruktuře začala objevovat „mraveniště“. Tak se nazývala první call centra s nesčetnými stoly stojícími téměř blízko sebe.
Ve 1960. století dal americký průmyslový boom vzniknout mnoha racionálním myšlenkám. Například podle návrhu studenta (budoucího architekta) Franka Duffyho byl v roce XNUMX představen kancelářský dopravníkový systém. Zaměstnanci seděli ve stejné místnosti. Ti nejzdatnější z nich dostali možnost přestěhovat se do samostatné kanceláře.
V Rusku se tento formát objevil až koncem 1990. let. Rychle se uchytil, jako všechno pohodlné a užitečné, a rozšířil se.
Výhody otevřených kanceláří
Pro manažery je typ Open Space atraktivní možností všestranné viditelnosti (čti: kontroly), ale i materiálních výhod. Údržba jedné velké místnosti je totiž levnější než údržba kanceláře s osobními kancelářemi.
Další výhody nabídky:
- Efektivita při řešení odborných problémů. Všechny procesy jsou implementovány na jednom místě. Komunikace mezi zaměstnanci a vedením je maximálně zjednodušena.
- Pohodová atmosféra. Pracovní prostředí je uvolněné a psychicky pohodlné.
- Kontrola kvality. Všichni zaměstnanci jsou viditelní vyššímu manažerovi nebo přímému nadřízenému. Neexistuje žádná příležitost dělat práci nedbale nebo „nečinit“.
- Nedostatek intrik. Prostě není kde pomlouvat – všichni jsou si na dohled.
- Povědomí. Pro zaměstnance je snazší sdělit cíle společnosti a způsoby, jak jich dosáhnout.
- Možnost transformace. Místnost je okamžitě zablokována, pokud se úkoly společnosti zúží nebo rozšíří. Po nové situaci můžete přidat nebo zrušit jakékoli rozdělení.
- Pohodlí pro návštěvníky. Mezi skříňkami se neztratí. Informativní značky vám pomohou zjistit, na kterého zaměstnance se obrátit.
A konečně, manažer má celou řadu příležitostí pro týmovou jednotu. Být celý den vedle sebe, lidé se sjednocují a stávají se skutečným týmem.
Hlavní nevýhody
Nemyslete si, že open space v kanceláři je nějaké ideální uspořádání. Přes všechny pozitivní aspekty má formát několik zjevných nevýhod.
Mezi negativní aspekty patří:
- Nedostatek osobního prostoru. I v tom nejpřátelštějším kolektivu člověk potřebuje soukromí a ticho – alespoň na pár minut.
- Neustálý hluk. Ticho tu není téměř nikdy. Někdo odpovídá na otázku kolegy, někdo posílá nebo přijímá fax nebo pracuje s tiskárnou. Telefonní trylky ve vesmíru nikdy nepřestanou. To vše působí tlumivě na nervový systém. Uprostřed pracovního dne se mnoho zaměstnanců cítí unaveně.
- Zvýšená možnost vzniku konfliktních situací. Pokud vedení nepracuje na stmelení týmu, pak neustálé pobývání v úzkém prostoru může vyústit v různé neshody. Někomu je při běžící klimatizaci zima, jinému je horko neustále. Některé vyžadují systematické větrání, jiné bolestně reagují i na sebemenší průvan.
Navíc v době epidemií a infekcí může Open Space představovat skutečné zdravotní riziko. Virová onemocnění se šíří okamžitě. Ve většině případů je způsob přenosu vzduchem. Proto je nošení roušek pro úředníky aktuálním požadavkem, který vítá jen málokdo.
Doporučení pro uspořádání pracovního prostoru
O designu kanceláře můžete polemizovat. Diskuse je povolena ohledně výběru nábytku nebo designu mobilních přepážek mezi stoly.
Existují však obecná pravidla pro organizaci pracovního prostoru, která by se neměla zanedbávat:
- Denní světlo na práci absolutně nestačí. Standardní elektrické osvětlení je minimálně 500 luxů.
- SanPiN stanoví určité požadavky na pohodlné mikroklima: t v létě ne více než 25 ° C, v zimě – od 22 do 24 ° C; ukazatele vlhkosti v létě – od 30% do 60%, v zimě – od 30% do 45%.
- Pracovní stoly by neměly být umístěny dále než 6 m od okenních otvorů.
- Při rozmístění nábytkových modulů je nutné zajistit, aby všechny nástroje a kancelářské potřeby byly pro referenta na délku paže.
- Izolační zástěny nejsou vždy instalovány. Pro finanční pracovníky je však jejich přítomnost povinná. Izolační zástěna by měla mít výšku 1,5 až 2 metry.
- Hlučnost – ne více než 80 dB.
Co se týče designu, musí splňovat hlavní požadavek – odrážet odbornou činnost firmy. Přítomnost dekorativních prvků v podnikovém barevném schématu určuje serióznější postoj k práci.
Naprostá většina návrhářů se shoduje, že v kanceláři by neměly být kyselé tóny. Zařízení v klidných, světlých barvách je elegantní a odpovídá požadavkům obchodního stylu. Ale mít firemní květiny je nutnost!
Firemní symboly lze použít na informační stojany, letáky a plakáty, odznaky zaměstnanců a mobilní přepážky.
Je práce ve formátu Open Space produktivní?
Na tuto otázku můžete odpovědět jedním slovem – ano. To však vyžaduje soulad s řadou faktorů. Personál potřebuje pohodlí, domácí i průmyslový. Například pobyt na pracovišti optimalizují speciální zařízení pro minimalizaci namáhání očí, miniaplikace snižující hluk a software pro zpracování interního toku firemních dokumentů.
Navíc manažer projeví skutečnou starost o svůj tým, pokud nainstaluje software, který automatizuje rutinní pracovní procesy. Nic nezpůsobuje větší únavu zaměstnanců než každodenní zpracování výrobních statistik a personálních pohybů.
Příkladem produktivní kancelářské práce ve formátu Open Space je známá společnost Facebook, která má kanceláře ve všech koutech zeměkoule. Metodika organizace práce zaměstnanců je založena na schopnosti měnit pracoviště. Administrativní centra Facebooku se otevírají a zavírají v různých částech světa.
Tento režim zahrnuje okamžité nasazení kanceláře s plnou inženýrskou a technickou podporou. Skříňový systém samozřejmě není pro tento typ provozu vhodný.
Obliba a komerční úspěch Facebooku hovoří o produktivitě práce v takových podmínkách. Management staví zájmy korporace nade vše s maximálním zapojením zaměstnanců. Facebookový tým je známý jako jeden z nejpřipravenějších a nejjednotnějších.
Kde najdu vhodné místo pro kancelář tohoto formátu?
Naše společnost nabízí nové kanceláře k pronájmu za výhodných podmínek. Všechny jsou ve výborném technickém stavu a mají slušné vybavení.
Výběr kanceláře závisí na potřebách a rozpočtu společnosti. Můžete si vybrat variantu o ploše 31,8 m². Navíc v katalogu SDM-Center JSC najdete slušnou možnost pro prezentaci nebo hromadnou akci o rozloze 110 m².
Prostory je možné užívat ihned po podpisu smlouvy. Každý z nich je nyní připraven k použití.
