Poradíme vám, jak si správně zařídit kancelářské prostory tak, aby vám to vyhovovalo.
Pro moderního obyvatele metropole je kancelář druhým domovem. Tvrzení, že značnou část času trávíme v práci, nevyžaduje důkaz. Je důležité, aby zaměstnanci přinášela potěšení nejen samotná činnost, ale i podmínky, ve kterých tráví pracovní dobu.
Pracovat v pohodlí a bez bolestí hlavy je produktivnější a pozitivnější. Dokázaly to korporace jako Google, Apple a Yandex, do jejichž kanceláří se doslova chcete přestěhovat. I malá kancelář může mít svou osobitou atmosféru a splňovat určitá kritéria. Taková kancelář přiláká potenciální kandidáty k práci ne méně než vysoký plat a zajímavé úkoly. A zaměstnancům bude poskytnuto pohodlí a útulnost. Zde je 10 příznaků dobře vybavené kanceláře od Aigerim Isenzhulova, ředitelky pro vztahy se zákazníky ve společnosti Catery, služby pro objednávání jídel do kanceláří a na akce.
Ne všichni zaměstnavatelé při zařizování kanceláře myslí na kancelářské osvětlení. Přirozené světlo je každopádně lepší než jakákoli lampa. Ale bohužel ne v realitě Ruska, kde se v zimě brzy stmívá a v létě může slunce silně oslňovat obrazovky monitorů a působit rušivě. Spousta jasných, teplých stropních světel může zaměstnancům způsobit bolesti hlavy.
Nejlepším východiskem ze situace je studené, tlumené hlavní osvětlení kancelářských prostor a stolní lampa instalovaná na pracovišti každého zaměstnance.
Pohodlná teplota v kanceláři je klíčem ke spokojeným a zdravým zaměstnancům. Správně nainstalovaná klimatizace dokáže udržet optimální teplotu ve vašem pracovním prostoru. Toto zařízení je schopno v závislosti na nastavení chladit a ohřívat vzduch v místnosti.
Podle WHO způsobuje znečištěný vzduch 5 % úmrtí na světě. Špatné vnitřní větrání přispívá ke zvýšení oxidu uhličitého, což způsobuje bolesti hlavy, rozptýlenou pozornost a podrážděnost zaměstnanců.
Také v zimě se vyplatí vybavit kancelářský prostor zvlhčovačem. Bude normalizovat úroveň vlhkosti a vyčistit vzduch od prachu v místnosti, což výrazně ovlivní pohodu pracovníků.
Kanceláře s mnoha dveřmi a místnostmi ustupují prostorným, světlým prostorům, kde všichni zaměstnanci sedí pohromadě. Open-space není jen stylistické řešení, ale také formát pro organizaci pracovního procesu. V takových prostorách jsou vztahy mezi kolegy pohodlnější a zvyšuje se úroveň efektivity a povědomí.
Otevřený prostor je také ekonomičtější, protože zaměstnavatel má k dispozici jednu vybavenou a prostornou oblast, spíše než mnoho místností pro různé úkoly.
Na druhou stranu mezi nevýhody open-space kanceláří patří nedostatek osobního prostoru a časté konflikty mezi zaměstnanci. Aby se tomu zabránilo, je nutné zajistit funkční oddělení pracovišť tak, aby byla od sebe oddělena různá oddělení.
Na Západě se zasedacím místnostem říká Huddle rooms („huddle“ v angličtině je setkání fotbalistů na hřišti, kdy je potřeba rychle, přímo během hry, najít nové řešení, upravit akční plán). Ve firemním prostředí mohou speciální zasedací místnosti sloužit jako místo setkávání obchodních partnerů, ale i hromadné brainstormingy, diskuze a kreativita mezi zaměstnanci.
V open-space prostorech jsou však zasedací místnosti místem klidu a pohody, kde si můžete na krátkou dobu zřídit pracovní kout a schovat se před hlukem a praskáním kláves notebooku.
Každá společnost má přestávky na oběd. Mnoho zaměstnanců si objednává jídlo prostřednictvím donáškových služeb a kávu z kaváren nejblíže kanceláři. Ale stravování na vašem pracovišti je přinejmenším nehygienické. Kancelářský jídelní kout je nezbytný. Například malá kuchyňka, kde si zaměstnanec může vypít kávu u obědového stolu, ohřát jídlo a nechat něco v lednici na zítra.
Starostlivý zaměstnavatel se stará o gastronomickou pohodu svých zaměstnanců – za tímto účelem lze naplánovat podávání teplých obědů a zdravých svačin do kanceláře. Zaměstnavatel přitom může regulovat rozsah stravování a přizpůsobit jej případným stravovacím zvyklostem svých zaměstnanců. Pravidelné stravování sníží náklady na provoz jídelny nebo bufetu a zaměstnanci budou jíst chutné a zdravé jídlo podle plánu.
Catering lze zavést na firemních akcích a coffee breakech, generálních snídaních v kanceláři nebo při interních akcích, např. tématických večírcích a narozeninách ředitelů i zaměstnanců.
Relaxační prostory jsou relevantní v každé kanceláři. Zpravidla se jedná o samostatnou místnost nebo oplocené prostorné místo s měkkými pohovkami, knihami nebo časopisy a stolními hrami.
Existuje mnoho příkladů, kdy společnosti instalují stoly na stolní tenis nebo basketbalový koš v rekreační oblasti svých zaměstnanců. V takových prostorách si pracovníci mohou po polední přestávce nezávazně povídat se svými kolegy a odpočinout si od únavného pracovního procesu.
Odpočinková zóna tak pomáhá pracovníkům kanceláří nejen se mezi prací bavit, ale také doplňovat síly a inspiraci až do konce pracovního dne.
Pořádek na stole přináší pořádek do vaší hlavy. Pro některé zaměstnance, kteří nemají sklony ke kreativnímu nepořádku na stole, je důležité, aby na pracovišti bylo minimum věcí a všechny pomůcky, dráty a pera byly na svém místě.
Zaměstnavatel musí předem dobře připravit pracoviště zaměstnanců – vybavit je potřebnými zařízeními pro organizování dokumentů, kancelářskými organizéry, stojany na monitory a klávesnice, držáky na dráty, odpadkové koše, ale i policemi na některé osobní příjemné věci. zaměstnanec.
Není tak důležité, co vaši zaměstnanci v práci dělají: upravují videa, píší programový kód, tvoří prezentace nebo píší texty. Je nutné zajistit, aby každý zaměstnanec měl k dispozici stolní počítač nebo notebook. To ušetří prostředky na osobních gadgetech zaměstnanců a pomůže i těm, kteří nemají vlastní notebooky a počítače.
Samostatně stojí za zmínku počet zásuvek, který je adekvátní a úměrný počtu elektronických pracovních zařízení. Zároveň byste neměli zanedbávat pravidla elektrické bezpečnosti v kanceláři, abyste ochránili zaměstnance i klienty před úrazem elektrickým proudem. Chcete-li to provést, měli byste využít pomoci profesionálů a nainstalovat do kancelářských prostor zemnící smyčku.
Rozsáhlá distribuce wi-fi v kancelářských prostorách zajistí volný pohyb pracovníků po kanceláři a v případě potřeby i nepřetržitou práci při poledním šálku kávy v kuchyni.
Jakýkoli prostor, dokonce i otevřený, znamená pracovat mezi čtyřmi stěnami. Pokojové rostliny zmírňují pocit uzavřeného prostoru. Bylo prokázáno, že množství zelených rostlin v kancelářských prostorách má pozitivní vliv na pohodu zaměstnanců, má uklidňující účinek a zvyšuje produktivitu. Rostliny v kanceláři navíc dělají estetičtější.
Rychle rostoucím trendem mezi ruskými zaměstnavateli je umožnit zaměstnancům vzít si do kanceláře své mazlíčky. Za předpokladu, že to týmu nebude vadit (ujistěte se, že některý z kolegů nemá alergii nebo fobii), a pro samotného mazlíčka nebude takové stěhování stresující.
Cvičení psi a kočky jsou obvykle velmi společenští a neměli by během pracovního procesu způsobovat nepříjemnosti. Pokud jsou uzavřeny všechny dohody, je nutné poskytnout zvířeti samostatné místo s vodou a jídlem, a co je nejdůležitější, pozornost.
Současné západní výzkumy prokázaly, že komunikace se zvířetem v práci uvolňuje stres, zlepšuje náladu a má také pozitivní vliv na produktivitu a loajalitu zaměstnanců.
Výzva moderních kancelářských prostor je víc než jen postavit člověka před počítač a zprovoznit jej. Mezi úkoly kanceláře nyní patří především být pohodlným místem, kde se zaměstnanec nemůže nabažit prostředí a atmosféry pracovního prostoru kolem něj. Dobrý zaměstnavatel chápe, že klíč k úspěchu celé firmy závisí na psychickém stavu zaměstnanců a správně organizovaném pracovním prostoru.
Zaměstnanci mnoha společností tráví spoustu času na svých pracovištích a na kancelář pohlížejí téměř jako na druhé bydliště. Proto je nesmírně důležité pochopit, co by mělo být v kanceláři pro pohodlnou a plodnou práci. Při organizaci kancelářských prostor je třeba vzít v úvahu řadu doporučení a také se předem postarat o nákup vybavení, nábytku a kancelářských potřeb.
kancelářský nábytek
Kancelářský nábytek je velmi důležitou součástí každé kanceláře. Nábytkové kusy utvářejí design prostoru a také poskytují pohodlné podmínky pro zaměstnance. Pro zajištění skutečně pohodlných pracovních podmínek je důležité pochopit, jak vybrat správný nábytek v závislosti na zaměření kanceláře a specifikách práce společnosti.
K uspořádání kanceláře budete potřebovat:
- křesla, židle, bankety, lavice;
- nábytek pro zaměstnance a manažery – stoly, skříně, regály;
- Trezory a kovové skříně;
- čalouněný nábytek.
Všechny použité předměty musí být maximálně pohodlné, bezpečné a funkční. Pokud je místnost malá, měli byste dát přednost univerzálním předmětům, které mohou vykonávat několik funkcí najednou. Konkrétní počet položek se počítá předem.
Pro personál byste měli vybírat pohodlné pracovní židle, které budou pohodlně trávit spoustu času a nezatěžují vaše záda. Manažerská židle by měla vypadat bytelně, být vyrobena z přírodní nebo ekokůže, s pohodlnými područkami. Nezapomeňte na židle pro návštěvy, které jsou umístěny v recepci, zasedací místnosti a na chodbě. Pokud plánujete přijímat velké množství návštěvníků, je lepší zakoupit lavičky a bankety.
Při výběru kancelářských stolů je důležité zvážit účel nábytku. Počítačový stůl by měl být vybrán s velkou plochou, kam lze pohodlně umístit monitor a je zde prostor pro kancelářské prostory. Ve spodní části by měla být police pro systémovou jednotku. Pracovní stůl manažera by měl vypadat reprezentativněji a být vyroben z přírodního dřeva nebo dýhy.
Aby bylo zajištěno, že položky jsou vzájemně kombinovány, je lepší koupit sadu kancelářského nábytku vyrobeného ve stejném stylu. Pro zaměstnance můžete pořídit rozpočtové sestavy se stolem, rolovací skříní a jednoduchou skříňkou pro uložení dokumentace. Manažerovi se bude hodit sestava nábytku s velkým stolem a instruktážní konzolí, policový díl a efektní skříň.
Nakupované zboží musí ladit se stylem kanceláře a musí být kombinováno mezi sebou a okolním prostředím. Na materiálech byste neměli šetřit, protože levný nábytek téměř vždy nevypadá příliš atraktivně.
Nejdůležitější je vyhnout se zbytečným prvkům a striktně dodržovat předem navržený plán kancelářských prostor.
Počítačové vybavení
Počítačovým vybavením se obvykle rozumí celá řada zařízení, včetně plnohodnotných počítačů, minijednotek nebo výkonných serverů pro sdružování zaměstnanců. Nyní je k prodeji velké množství počítačového vybavení všech cenových kategorií.
Počítačové vybavení v kanceláři, které budete potřebovat:
- systémové jednotky a monobloky;
- monitory;
- notebooky;
- grafické tablety.
Pochopení toho, jak zařídit kancelář v práci, je také důležité vybavit každé pracoviště vysoce kvalitním zařízením. Vzhledem k tomu, že počítačové vybavení v kanceláři se nejčastěji používá jako psací stroj, můžete věnovat pozornost relativně levným modelům střední úrovně. Výkonová rezerva takových počítačů je více než dostatečná pro řešení standardních kancelářských úkolů.
Při výběru byste měli věnovat pozornost následujícím parametrům:
- výrobce zařízení;
- náklady;
- rozměry;
- hladina hluku během provozu;
- Spotřeba energie.
Je lepší dát přednost modelům, které nespotřebovávají příliš mnoho energie a během provozu nevydávají hluk. V opačném případě nebude dosažení příjemného prostředí snadné.
síťový hardware
Síťové vybavení je nezbytné pro vzájemné propojení počítačů a zjednodušení procesů výměny dat. Po umístění zaměstnanců do kanceláře je velmi důležité zajistit možnost jejich spojení do jedné sítě pro usnadnění práce a kontroly ze strany vedení.
Síťové vybavení zahrnuje:
- různé spínače;
- směrovače;
- směrovače;
- Zesilovače signálu Wi-Fi;
- adaptéry;
- kabely pro připojení.
Dopředu je promyšleno, jak rychlé má být spojení mezi počítači a připojením k internetu. V dnešní době téměř každá kancelář potřebuje stabilní a neomezený přístup k World Wide Web.
Pro snadné ovládání můžete použít bezdrátové sítě. Pro přístup k internetu přes Wi-Fi potřebujete router a zesilovač signálu, aby internet fungoval v celé kanceláři. Pokud zařízení nemá vestavěný modul pro příjem Wi-Fi signálu, budete potřebovat také adaptér.
Po připojení bezdrátových sítí se kancelářský prostor výrazně promění, protože je možné se zbavit drátů neustále visících nebo ležících na podlaze. Zaměstnanci se navíc stanou mobilnějšími a budou mít přístup ke sdílené síti odkudkoli v kanceláři.
Periferní zařízení
Periferní zařízení označuje samostatné položky, které spolupracují s počítačem a pomáhají vám provádět nezbytné operace.
Seznam vybavení kancelářských pracovišť téměř vždy obsahuje následující periferie:
- tiskárny, multifunkční zařízení, skenery pro práci s dokumenty;
- kancelářská telefonie;
- monitory;
- klávesnice, myši atd.
Při rozhodování, jak vybavit kancelář, je důležité pečlivě zvážit pracovní vybavení. Analogicky s počítačovými a síťovými zařízeními by se mělo jednat o nejkvalitnější a nejspolehlivější zařízení, která zároveň příliš nezatíží rozpočet společnosti.
Tiskárny, skenery a multifunkční zařízení se vybírají na základě objemu práce s tiskovinami, velikosti kanceláře a počtu zaměstnanců připojených k jednomu zařízení. Moderní zařízení umožňují organizovat velké lokální sítě s bezdrátovým přístupem k periferii.
Papírnictví
Je velmi těžké si představit kancelářskou práci bez kancelářských potřeb. Intenzitu používání určitých položek je nutné předem naplánovat a následně je zakoupit u spolehlivého dodavatele. Pokud nepromyslíte vše najednou, existuje vysoké riziko, že nedostanete to, co potřebujete, nebo utratíte peníze za zbytečné zboží.
Při sestavování seznamu toho, co je potřeba k otevření kanceláře, se berou v úvahu následující faktory:
- Počet zaměstnanců. Nejdůležitější faktor, na kterém přímo závisí množství nakupovaného zboží. Pro malou firmu má smysl zjišťovat potřeby každého zaměstnance individuálně, pro velkou firmu má větší smysl nakupovat kancelářské potřeby ve velkém.
- Produktová řada. Záleží na specifikách oddělení. Je nepravděpodobné, že by sekretářka mohla normálně pracovat bez technického papíru, psacích potřeb, složek a všech druhů táců. Oddělení programování často potřebuje k psaní poznámek pouze pero a poznámkový blok.
- Specifika pořádání akcí. Různé prezentace a setkání zahrnují použití fixů, tabulí, magnetů a podobných předmětů.
Kromě základního zboží byste neměli zapomínat ani na drobnosti, které vám výrazně zjednoduší práci. To zahrnuje různé špendlíky, kancelářské sponky, knoflíky, gumy a mnoho dalšího.
Zvláštní místo v kanceláři má papír. K sepisování smluv, objednávek a účetních sestav je zapotřebí velké množství kancelářského papíru, který je rozdělen do následujících kategorií:
- psaní;
- barva;
- perforovaný;
- samokopírovací;
- s magnetickou vrstvou;
- v rolích pro tiskárnu a fax;
- fotopapír.
Největším plýtváním papírem v kancelářích je bílý papír do tiskárny, který je nutné nakupovat ve velkých baleních najednou. Je lepší zvolit kvalitní papír, který se při tisku nebude kroutit a nepoškodí drahé zařízení.
Barevný papír se používá pro tisk letáků nebo důležitých informací pro zaměstnance. Světlé listy přitahují pozornost a informace na nich vytištěné se mnohem lépe pamatují.
Magnetický papír je užitečný pro vytváření reklamních předmětů. Na archy s magnetickou vrstvou můžete tiskárnou tisknout reklamní materiály, které budou připevněny ke kovovým plochám.
Pro jehličkové a bubnové tiskárny je potřeba zakoupit perforovaný papír s trhací nebo trvalou perforací. A k vyplnění několika kopií stejného typu formuláře budete potřebovat samokopírovací papír.
Typické chyby při organizování kanceláře od nuly
Při rozhodování o uspořádání kancelářských prostor mohou nezkušení manažeři udělat řadu chyb, které později vyústí ve vážné problémy.
Jednou z nejčastějších chyb se zdá být chybějící volné uspořádání kanceláří v kanceláři. Někteří manažeři i v moderních budovách dodržují tradiční systém kancelářského uspořádání pracovišť. Řada studií z oblasti kancelářské psychologie přitom naznačuje, že otevřená dispozice má mnohem lepší vliv na celkovou efektivitu.
Manažeři často při rozhodování, jak zařídit kancelář, raději vše dělají sami, aniž by brali ohled na zájmy zaměstnanců. Určitá skupina zodpovědných lidí a designérů organizuje pracovní prostor v kanceláři a často zapomíná na základní potřeby běžných pracovníků. A to zase nepůsobí příliš blahodárně na efektivitu práce a celkovou atmosféru v kanceláři. Je nutné předem provést průzkum mezi zaměstnanci, identifikovat všechna přání a také vzít v úvahu možnou nespokojenost.
Při organizaci kanceláře od nuly lidé často zapomínají na tak důležitou věc, jako je zónování. Výsledkem je prostor, který nutí lidi neustále se rozptylovat od hlavní práce a kolidovat se zaměstnanci z jiných oddělení. Je potřeba oddělit oddělení tak, aby si lidé navzájem nepřekáželi.
Při přemýšlení o tom, jak zařídit kancelář, mnoho manažerů věnuje přílišnou pozornost vnějším atributům a designu a zapomíná na to hlavní. Ve honbě za překvapenými pohledy zákazníků a konkurentů dávají pohodlí zaměstnanců do pozadí. Ve skutečnosti rozhodnutí o image často vypadají velmi rušivě a odvádějí pozornost od hlavního díla.
Manažeři často zanedbávají umístění rekreačních oblastí v kanceláři a mylně tomu věnují nejmenší pozornost. Vyhoření zaměstnanců je však skutečný problém, který může ovlivnit úspěch celé firmy. Pokud nezajistíte místo k odpočinku, můžete rychle narazit na vážné problémy a konflikty v týmu.
