Existuje několik možností, jak uspořádat pracovní prostor v kanceláři. Jsou vybírány s přihlédnutím k odborným specifikům, počtu pracovníků a manažerských schopností. Pokud je uspořádání v nejlepším zájmu společnosti, působí na zvýšení motivace zaměstnanců. Tento článek pojednává o kanceláři Open Space – o jaké řešení plánování se jedná, jaké jsou jeho klady a zápory.
Open Space – co je to za formát?
Jediný pracovní prostor rozdělený na funkční ostrůvky (oddělené nebo neoddělené obrazovkami) se nazývá otevřený prostor. Tento způsob uspořádání kanceláře je jedním z nejoblíbenějších a nejmódnějších. Svět však překvapivě poprvé slyšel o otevřeném designu pracovního prostoru již v XNUMX. století od prince Potěmkina. Takto podnikavý reformátor zařídil místa pro různé ekonomické a sociální projekty.
Přibližně ve stejné době se v Anglii objevila původní budova Ripley, určená pro kancelářskou práci. Proslavily ho nekonečné řady psacích stolů. A v XNUMX. století, s příchodem telefonní komunikace, se v městské infrastruktuře začala objevovat „mraveniště“. Tak se nazývala první call centra s nesčetnými stoly stojícími téměř blízko sebe.
Ve 1960. století dal americký průmyslový boom vzniknout mnoha racionálním myšlenkám. Například podle návrhu studenta (budoucího architekta) Franka Duffyho byl v roce XNUMX představen kancelářský dopravníkový systém. Zaměstnanci seděli ve stejné místnosti. Ti nejzdatnější z nich dostali možnost přestěhovat se do samostatné kanceláře.
V Rusku se tento formát objevil až koncem 1990. let. Rychle se uchytil, jako všechno pohodlné a užitečné, a rozšířil se.
Výhody otevřených kanceláří
Pro manažery je typ Open Space atraktivní možností všestranné viditelnosti (čti: kontroly), ale i materiálních výhod. Údržba jedné velké místnosti je totiž levnější než údržba kanceláře s osobními kancelářemi.
Další výhody nabídky:
- Efektivita při řešení odborných problémů. Všechny procesy jsou implementovány na jednom místě. Komunikace mezi zaměstnanci a vedením je maximálně zjednodušena.
- Pohodová atmosféra. Pracovní prostředí je uvolněné a psychicky pohodlné.
- Kontrola kvality. Všichni zaměstnanci jsou viditelní vyššímu manažerovi nebo přímému nadřízenému. Neexistuje žádná příležitost dělat práci nedbale nebo „nečinit“.
- Nedostatek intrik. Prostě není kde pomlouvat – všichni jsou si na dohled.
- Povědomí. Pro zaměstnance je snazší sdělit cíle společnosti a způsoby, jak jich dosáhnout.
- Možnost transformace. Místnost je okamžitě zablokována, pokud se úkoly společnosti zúží nebo rozšíří. Po nové situaci můžete přidat nebo zrušit jakékoli rozdělení.
- Pohodlí pro návštěvníky. Mezi skříňkami se neztratí. Informativní značky vám pomohou zjistit, na kterého zaměstnance se obrátit.
A konečně, manažer má celou řadu příležitostí pro týmovou jednotu. Být celý den vedle sebe, lidé se sjednocují a stávají se skutečným týmem.
Hlavní nevýhody
Nemyslete si, že open space v kanceláři je nějaké ideální uspořádání. Přes všechny pozitivní aspekty má formát několik zjevných nevýhod.
Mezi negativní aspekty patří:
- Nedostatek osobního prostoru. I v tom nejpřátelštějším kolektivu člověk potřebuje soukromí a ticho – alespoň na pár minut.
- Neustálý hluk. Ticho tu není téměř nikdy. Někdo odpovídá na otázku kolegy, někdo posílá nebo přijímá fax nebo pracuje s tiskárnou. Telefonní trylky ve vesmíru nikdy nepřestanou. To vše působí tlumivě na nervový systém. Uprostřed pracovního dne se mnoho zaměstnanců cítí unaveně.
- Zvýšená možnost vzniku konfliktních situací. Pokud vedení nepracuje na stmelení týmu, pak neustálé pobývání v úzkém prostoru může vyústit v různé neshody. Někomu je při běžící klimatizaci zima, jinému je horko neustále. Některé vyžadují systematické větrání, jiné bolestně reagují i na sebemenší průvan.
Navíc v době epidemií a infekcí může Open Space představovat skutečné zdravotní riziko. Virová onemocnění se šíří okamžitě. Ve většině případů je způsob přenosu vzduchem. Proto je nošení roušek pro úředníky aktuálním požadavkem, který vítá jen málokdo.
Doporučení pro uspořádání pracovního prostoru
O designu kanceláře můžete polemizovat. Diskuse je povolena ohledně výběru nábytku nebo designu mobilních přepážek mezi stoly.
Existují však obecná pravidla pro organizaci pracovního prostoru, která by se neměla zanedbávat:
- Denní světlo na práci absolutně nestačí. Standardní elektrické osvětlení je minimálně 500 luxů.
- SanPiN stanoví určité požadavky na pohodlné mikroklima: t v létě ne více než 25 ° C, v zimě – od 22 do 24 ° C; ukazatele vlhkosti v létě – od 30% do 60%, v zimě – od 30% do 45%.
- Pracovní stoly by neměly být umístěny dále než 6 m od okenních otvorů.
- Při rozmístění nábytkových modulů je nutné zajistit, aby všechny nástroje a kancelářské potřeby byly pro referenta na délku paže.
- Izolační zástěny nejsou vždy instalovány. Pro finanční pracovníky je však jejich přítomnost povinná. Izolační zástěna by měla mít výšku 1,5 až 2 metry.
- Hlučnost – ne více než 80 dB.
Co se týče designu, musí splňovat hlavní požadavek – odrážet odbornou činnost firmy. Přítomnost dekorativních prvků v podnikovém barevném schématu určuje serióznější postoj k práci.
Naprostá většina návrhářů se shoduje, že v kanceláři by neměly být kyselé tóny. Zařízení v klidných, světlých barvách je elegantní a odpovídá požadavkům obchodního stylu. Ale mít firemní květiny je nutnost!
Firemní symboly lze použít na informační stojany, letáky a plakáty, odznaky zaměstnanců a mobilní přepážky.
Je práce ve formátu Open Space produktivní?
Na tuto otázku můžete odpovědět jedním slovem – ano. To však vyžaduje soulad s řadou faktorů. Personál potřebuje pohodlí, domácí i průmyslový. Například pobyt na pracovišti optimalizují speciální zařízení pro minimalizaci namáhání očí, miniaplikace snižující hluk a software pro zpracování interního toku firemních dokumentů.
Navíc manažer projeví skutečnou starost o svůj tým, pokud nainstaluje software, který automatizuje rutinní pracovní procesy. Nic nezpůsobuje větší únavu zaměstnanců než každodenní zpracování výrobních statistik a personálních pohybů.
Příkladem produktivní kancelářské práce ve formátu Open Space je známá společnost Facebook, která má kanceláře ve všech koutech zeměkoule. Metodika organizace práce zaměstnanců je založena na schopnosti měnit pracoviště. Administrativní centra Facebooku se otevírají a zavírají v různých částech světa.
Tento režim zahrnuje okamžité nasazení kanceláře s plnou inženýrskou a technickou podporou. Skříňový systém samozřejmě není pro tento typ provozu vhodný.
Obliba a komerční úspěch Facebooku hovoří o produktivitě práce v takových podmínkách. Management staví zájmy korporace nade vše s maximálním zapojením zaměstnanců. Facebookový tým je známý jako jeden z nejpřipravenějších a nejjednotnějších.
Kde najdu vhodné místo pro kancelář tohoto formátu?
Naše společnost nabízí nové kanceláře k pronájmu za výhodných podmínek. Všechny jsou ve výborném technickém stavu a mají slušné vybavení.
Výběr kanceláře závisí na potřebách a rozpočtu společnosti. Můžete si vybrat variantu o ploše 31,8 m². Navíc v katalogu SDM-Center JSC najdete slušnou možnost pro prezentaci nebo hromadnou akci o rozloze 110 m².
Prostory je možné užívat ihned po podpisu smlouvy. Každý z nich je nyní připraven k použití.
Nevypadá moc útulně a asi ani není.
Kancelářská práce je dnes jednou z nejčastějších prací. V kancelářích pracují zástupci široké škály specializací. Jednou z nejběžnějších možností kancelářských prostor je otevřený kancelářský prostor. Toto je název pro možnost uspořádání kancelářských prostor, ve kterých jsou hlavními rysy velké množství volného prostoru pro manažery na nižší a střední úrovni, velké kanceláře pro vyšší manažery, plus uzavřené zasedací místnosti a společenská místnost (samozřejmě není vždy k dispozici).
Má se za to, že kanceláře otevřeného typu mají řadu výhod oproti standardním kancelářím, kde má téměř každý zaměstnanec svou vlastní kancelář nebo se v kanceláři nachází malý počet zaměstnanců – příkladem může být stejné účetní oddělení. Lidé vykonávající přibližně stejné funkce pracují ve stejné místnosti, což v zásadě také dává smysl. Jaké jsou tedy výhody otevřených kanceláří? A jsou tyto výhody skutečně reálné? Pojďme se podívat.
Výhody otevřené kanceláře jsou tedy následující:
- Snížení nákladů na údržbu kanceláří (to znamená nižší náklady na pronájem prostor nebo pozemků a v důsledku toho také nižší náklady na výstavbu);
- Schopnost pojmout více zaměstnanců v jednom prostoru v otevřené kanceláři než v samostatných kancelářích, všechny ostatní věci jsou stejné;
- Snadné plánování a přestavba;
- Zjednodušení procesu komunikace mezi zaměstnanci. Není třeba chodit z kanceláře do kanceláře – vše je na dohled, většina zaměstnanců má přímý přístup;
- Možnost organizování kolektivní diskuse a řešení obchodních problémů;
- Sjednocení stylu místnosti a všech prvků v této místnosti.
Nevýhody otevřených kanceláří
Kromě výhod mají takové kanceláře samozřejmě i nevýhody. Postupem času se odhalují další a další nedostatky. Tím hlavním je negativní dopad práce na takovém místě na psychickou náladu zaměstnanců, což má za následek pokles produktivity.
Jako příklad můžeme uvést situaci s přesunem zaměstnanců z virtuální kanceláře, kdy všichni pracovali doma, do skutečné kanceláře, a to i otevřené. Před čtyřmi lety se majitel malé firmy Chris Nagele rozhodl ukončit praxi vzdálené práce s distribuovanou kanceláří a všechny zaměstnance přesunul do jediné místnosti. Ale to byla chyba. Téměř všichni zaměstnanci byli nespokojeni, práce přestala být produktivní a zisky firmy klesaly. V dubnu 2015, tři roky po přestěhování do otevřené kanceláře, se Nagele rozhodl přestěhovat do většího prostoru se soukromými kancelářemi. Produktivita zaměstnanců se okamžitě zvýšila a mnoho dalších bylo spokojeno se svým pracovištěm.
V současné době je v USA asi 70 % všech kanceláří typu open. Málokterá z firem, které takové kanceláře vyzkoušely, se vrací ke staré praxi se samostatnými kancelářemi pro každého, nebo zkouší něco jiného, například práci z domova na dálku. Výsledky statistických studií zároveň ukazují neuspokojivé výsledky pro majitele otevřených kanceláří. Zde je produktivita zaměstnanců v průměru o 15 % méně efektivní než u zaměstnanců ve společnostech s jinými typy kanceláří. To je způsobeno obtížnou koncentrací – zvláště pokud v kancelářích nejsou žádné kóje a všichni sedí u stolů v řadě.
Majitel výše diskutované společnosti říká, že jeho kolegové a známí si na otevřené kanceláře stěžují: „Mnoho lidí souhlasí, takové kanceláře nesnesou. Nemohou nic dokončit a vzít si práci domů.” Je samozřejmě nepravděpodobné, že by koncept otevřených kanceláří brzy zastaral, ale některé společnosti, chápající všechna úskalí práce v takových kancelářích, se postupně vzdalují kdysi zavedenému standardu.
Soustředit se na práci? Je to téměř nemožné
Výše bylo několikrát zmíněno, že je těžké soustředit se na práci v otevřené kanceláři. Ale bez toho to prostě nejde. Nemůžete být současně ponořeni do plnění dalšího důležitého úkolu a zároveň se zapojit do rozhovoru se sousedem, reagovat na hluk nebo dělat něco jiného. Všechny tyto telefonní hovory poblíž, pohyby sousedů, hluk, záblesky kolemjdoucích zaměstnanců narušují ponoření se do práce.
Některé kanceláře otevřeného typu jsou velmi tiché a vládne v nich přísný pořádek. Lidé pracují u počítačů v naprostém tichu. Zdálo by se, že naprosté ticho by mělo umožnit zaměstnancům soustředit se na pracovní úkoly. Jak ale ukazují výsledky průzkumu, i zde jsou zaměstnanci nespokojeni – atmosféra v „tichých“ kancelářích se nazývá tísnivou.
V některých případech může dlouhodobá práce v otevřené kanceláři negativně ovlivnit paměť. To je typické zejména pro stejnou otevřenou kancelář bez kójí, kde jsou pouze stoly stojící v řadě, počítače a židle. Není to tak, že by bylo extrémně obtížné zde pracovat, ale je to docela obtížné.
Podle Sally Augustinové, psycholožky z Illinois, si člověk při práci v uzavřené kanceláři pamatuje více informací, než si jeho kolega dokáže zapamatovat v otevřené kanceláři. To se neobjeví okamžitě, ale obecně to platí, protože osoba v druhém případě je ovlivněna mnoha rušivými faktory, které narušují práci. Pro většinu z nás je hluk nejkritičtějším problémem.
Vědci z University of Sydney provedli průzkum a získali působivé výsledky o pracovní spokojenosti lidí v uzavřených kancelářích. Výsledky průzkumu jasně ukazují, že cca 50 % zaměstnanců v plně otevřených kancelářích a cca 60 % zaměstnanců v otevřených kancelářích s kójemi je nespokojeno s jejich otevřeností vůči všem.
Jak již bylo zmíněno výše, za jednu z výhod kanceláří otevřeného typu je považována zvýšená komunikace mezi zaměstnanci – vždyť kolegu můžete kontaktovat okamžitě, aniž byste museli chodit do jiné kanceláře. A to je pravda, ale tato komunikace má jen zřídka obchodní charakter. Zaměstnanci si obvykle při práci prostě povídají o nejrůznějších věcech, které s danou záležitostí nesouvisejí. V souladu s tím se účinnost takové práce snižuje. Ano, člověk může pracovat téměř v jakýchkoli podmínkách, ale přesto kvalita takové práce nebude příliš vysoká. Lidé v práci by spolu měli komunikovat nejen o pracovních tématech, aby byl tým ucelenější. Ale tady je ten paradox: to by se nemělo dělat v pracovní době, ale například během oběda. Komunikace v otevřené kanceláři má i druhou stranu mince. Při absenci zdí mezi zaměstnanci se tedy rozhovory mezi nimi v některých případech nestávají delšími, ale kratšími. Někteří zaměstnanci se začnou vyhýbat komunikaci s vlastními kolegy, protože konverzace již není soukromá a všichni ji mohou slyšet.
Některé společnosti, jejichž zaměstnanci vykonávají práci vyžadující vysokou míru koncentrace (psaní, plánování reklamních kampaní, finanční plánování, vývoj softwaru), experimentují s výběrem tichých místností a uzavřených prostor. Je pravda, že v některých případech sami zaměstnanci příliš neradi opouštějí otevřenou kancelář do uzavřené místnosti, což považují za projev slabosti. O tomto pocitu každopádně hovoří někteří zaměstnanci firem, kde jsou otevřené kanceláře nahrazovány uzavřenými prostory.
Mezi další nevýhody otevřených kanceláří patří nadměrné plýtvání časem zaměstnanců pomáháním kolegům. Jelikož neexistují žádné hranice, každý pomáhá svým kolegům více než plněním vlastních úkolů.
Některé finanční výpočty
Předpokládá se, že otevřená kancelář je dobrý způsob, jak ušetřit na kancelářích pro všechny zaměstnance, uspořádání atd. Ale tady není všechno tak jednoduché, protože existují přímé a nepřímé náklady. Pokud skutečně dochází k poklesu produktivity zaměstnanců v otevřených kancelářích (a je tomu tak, soudě podle některých studií), pak společnost šetří na malých věcech a ztrácí velké. Jiná studie ukazuje, že zaměstnanci v tomto typu kanceláře stráví asi 86 minut denně různými rušivými prvky (mluví s kolegou, snaží se soustředit v hluku atd.). To vše ve výsledku zabere zhruba 17 % pracovní doby, což není vůbec málo.
Jako příklad si můžeme vzít sférickou kancelář ve vakuu v Silicon Valley. Spočítejme si například kancelářské náklady průměrné úspěšné firmy se 100 zaměstnanci, kteří se nacházejí v kanceláři za cenu 5 USD za čtvereční stopu měsíčně (cena není skutečná – pro výpočty potřebujeme pouze počáteční data) . Prostory s uzavřenými kancelářemi 6 * 6 stop tedy budou společnost stát 216 tisíc dolarů ročně. Otevřená kancelář bude stát pouhých 43 200 USD. Ukazuje se, že úspory společnosti budou činit 172 000 USD ročně. Docela hodně a management by si měl mnout ruce radostí.
Vezměme si také průměrnou mzdu vašeho zaměstnance 50 000 $ ročně. To je 5 milionů dolarů měsíčně pro celou společnost.
Pokud ale vezmeme v úvahu 15% pokles produktivity zaměstnanců (nebo i více) v otevřené kanceláři ve srovnání s běžnými kancelářemi, dostaneme ztrátu 750 000 $, protože obdržíme pouze 85% maximálního možného výkonu společnosti. zaměstnanci. V důsledku toho, pokud vezmete úsporu 172 000 USD za kancelářské prostory, ukáže se, že společnost přijde o 578 000 USD ročně (750 000 USD ve ztrátách ze snížené produktivity zaměstnanců mínus 172 000 USD na úsporách).
Stojí to za to? Ve většině případů v otevřených kancelářích tým nebo týmy zaměstnanců nepracují tak efektivně jako v uzavřených kancelářích, na které jsou mnozí zvyklí. Úspory jsou zde tedy často imaginární.
