Zde je návod, jak si zařídit domácí kancelář, abyste konečně přestali pracovat na gauči nebo jídelním stole. Začněme ergonomií a skončeme výzdobou pracoviště. Schémata, tipy, příklady a anti-příklady uvnitř.
Dodržujte zásadu – nejprve nutné, pak krásné
Uspořádejte věci podle zásady – nejprve potřebné, pak krásné.
Umístění fotorámečku nebo kaktusu ve stylovém květináči na plochu je v pořádku, ale nedává to smysl, pokud pracoviště není pohodlné. První místo, kde začít, je u sebe a své rutiny. Pokud jste novinář a vždy píšete plán budoucích materiálů na samolepky, které si rozložíte, potřebujete prostornou pracovní plochu s perem a samolepkami po ruce a nůžky, lepicí pásku a kancelářské sponky je lepší odložit do vzdálené zásuvky. Nebo pokud v práci musíte číst spoustu dokumentů, pak je první věcí, o kterou se musíte postarat, přídavná lampa. Možná jen pro ni a není tam dost místa kvůli krásné sukulentní.
Dětské pracoviště pro dívku vpravo u okna
Postarejte se o ergonomii vaší domácí kanceláře
Typy položek úložiště na ploše
Pravidlo délky paže je základním pravidlem pro jakýkoli pracovní prostor. Uspořádejte nábytek (podstavce, skříňky) a doplňky (organizéry, šanony), které používáte každý den, na délku paže. Všechno ostatní je daleko.
Ergonomická pravidla Home Office
Existují tři typy ukládání dokumentů a předmětů na pracovišti:
- Desktop, to znamená na stole – to, co potřebujete každý den několikrát, například pera.
- Nad stolem, to znamená na nástěnné police naproti stolu – to, co potřebujete několikrát týdně, například papír do tiskárny (poličky umístěte nejvýše 40 cm, jinak budete muset pokaždé vstát).
- Pod stůl, tedy pod stůl – to, co potřebujete jednou týdně nebo méně, například nové balení kancelářských spon.
Vše, co se do těchto úložných úrovní nevejde, je lepší schovat nebo dokonce uložit do spíže.
Vše, co potřebujete pro každodenní práci, mějte na délku paže.
Ergonomické standardy pracoviště: stůl
Čtyři principy ergonomie v jakémkoli prostoru: bezpečný pohyb, pohodlí a komfort. Pokud se budete řídit standardy ergonomie pracoviště v níže uvedené tabulce, nebudou vaše kolena narážet do stolu. A můžete si vzít balíček papíru z horní police, když sedíte na židli. Takové maličkosti zvyšují efektivitu o 30 procent.
| Мебель | Standardy |
|---|---|
| Oblast pracovní plochy | minimálně 120 cm |
| Hloubka pracovní plochy | maximálně 80 cm |
| Výška pracovní plochy (od podlahy k desce stolu) | minimálně 72 cm |
| Výška prostoru pro nohy | minimálně 60 cm |
| Šířka prostoru pro nohy | minimálně 50 cm |
| Hloubka prostoru pod stolem (na úrovni kolen) | minimálně 40 cm |
| Hloubka/šířka povrchu židle | minimálně 40 cm |
| Výška sedadla | od 40 do 55 cm |
| Délka paže (u důležitého příslušenství) | od 50 do 60 cm |
| Výška police nad stolem (aby nevstávala) | od 38 do 40 cm |
| Vzdálenost od očí k monitoru | minimálně 40 cm, ideálně 60-70 cm |
Infografika ergonomie pracovního prostoru doma
Dodržování pravidel ergonomie na pracovišti zvýší efektivitu práce o 30 %.
Osvětlení pracovního prostoru
Osvětlení závisí na typu činnosti: pro švadlenu – hlavní osvětlení + ze dvou přídavných lamp, pro čtení dokumentů – hlavní osvětlení + jedna lampa, a pokud se veškerá práce provádí na obrazovce monitoru, může stačit obecné osvětlení .
Stolní lampa na pracovní ploše pravidla pro osvětlení pracovního prostoru
Standardní možností osvětlení pracoviště je rozptýlené stropní osvětlení + lampa na pracovní ploše se světlem 2-3x jasnějším než strop. Pokud je pracovní plocha skryta ve výklenku, mělo by být poskytnuto několik dalších svícnů.
DŮLEŽITÉ: Při výběru místa pro stolní lampu pamatujte, že světlo by mělo dopadat na levou stranu, pokud píšete pravou rukou, a na pravou stranu, pokud píšete levou. Takže z ruky nebude žádný stín.
Příklad umístění lampy na pracovní plochu na levé straně pro praváky
Co se týče svítidel, je lepší se zaměřit na LED svítidla a svítidla. Nespotřebovávají tolik elektřiny jako žárovky a nezahřívají se tak jako halogenové žárovky.
TIP: Nejlepší je, aby všechny světelné zdroje měly přibližně stejnou barevnou teplotu. Více o tom v našem osvětlovací materiál.
Ideální osvětlení na pracoviště je difuzní stropní + stolní lampa se světlem 2-3x jasnějším než strop.
plochu a okno
Většina má tendenci umístit plochu rovnoběžně s oknem. Není to špatná varianta, ale závěsy nebo žaluzie jsou zde rozhodně potřeba. Takže bude snazší ovládat intenzitu denního světla a zátěž pro oči nebude tak velká. Sedět zády k oknu se ale rozhodně nevyplatí. V tomto případě se objeví stín, který bude rušit práci. Ideální – umístěte stůl napravo nebo nalevo od okna.
Zaměstnanci mnoha společností tráví spoustu času na svých pracovištích a na kancelář pohlížejí téměř jako na druhé bydliště. Proto je nesmírně důležité pochopit, co by mělo být v kanceláři pro pohodlnou a plodnou práci. Při organizaci kancelářských prostor je třeba vzít v úvahu řadu doporučení a také se předem postarat o nákup vybavení, nábytku a kancelářských potřeb.
kancelářský nábytek
Kancelářský nábytek je velmi důležitou součástí každé kanceláře. Nábytkové kusy utvářejí design prostoru a také poskytují pohodlné podmínky pro zaměstnance. Pro zajištění skutečně pohodlných pracovních podmínek je důležité pochopit, jak vybrat správný nábytek v závislosti na zaměření kanceláře a specifikách práce společnosti.
K uspořádání kanceláře budete potřebovat:
- křesla, židle, bankety, lavice;
- nábytek pro zaměstnance a manažery – stoly, skříně, regály;
- Trezory a kovové skříně;
- čalouněný nábytek.
Všechny použité předměty musí být maximálně pohodlné, bezpečné a funkční. Pokud je místnost malá, měli byste dát přednost univerzálním předmětům, které mohou vykonávat několik funkcí najednou. Konkrétní počet položek se počítá předem.
Pro personál byste měli vybírat pohodlné pracovní židle, které budou pohodlně trávit spoustu času a nezatěžují vaše záda. Manažerská židle by měla vypadat bytelně, být vyrobena z přírodní nebo ekokůže, s pohodlnými područkami. Nezapomeňte na židle pro návštěvy, které jsou umístěny v recepci, zasedací místnosti a na chodbě. Pokud plánujete přijímat velké množství návštěvníků, je lepší zakoupit lavičky a bankety.
Při výběru kancelářských stolů je důležité zvážit účel nábytku. Počítačový stůl by měl být vybrán s velkou plochou, kam lze pohodlně umístit monitor a je zde prostor pro kancelářské prostory. Ve spodní části by měla být police pro systémovou jednotku. Pracovní stůl manažera by měl vypadat reprezentativněji a být vyroben z přírodního dřeva nebo dýhy.
Aby bylo zajištěno, že položky jsou vzájemně kombinovány, je lepší koupit sadu kancelářského nábytku vyrobeného ve stejném stylu. Pro zaměstnance můžete pořídit rozpočtové sestavy se stolem, rolovací skříní a jednoduchou skříňkou pro uložení dokumentace. Manažerovi se bude hodit sestava nábytku s velkým stolem a instruktážní konzolí, policový díl a efektní skříň.
Nakupované zboží musí ladit se stylem kanceláře a musí být kombinováno mezi sebou a okolním prostředím. Na materiálech byste neměli šetřit, protože levný nábytek téměř vždy nevypadá příliš atraktivně.
Nejdůležitější je vyhnout se zbytečným prvkům a striktně dodržovat předem navržený plán kancelářských prostor.
Počítačové vybavení
Počítačovým vybavením se obvykle rozumí celá řada zařízení, včetně plnohodnotných počítačů, minijednotek nebo výkonných serverů pro sdružování zaměstnanců. Nyní je k prodeji velké množství počítačového vybavení všech cenových kategorií.
Počítačové vybavení v kanceláři, které budete potřebovat:
- systémové jednotky a monobloky;
- monitory;
- notebooky;
- grafické tablety.
Pochopení toho, jak zařídit kancelář v práci, je také důležité vybavit každé pracoviště vysoce kvalitním zařízením. Vzhledem k tomu, že počítačové vybavení v kanceláři se nejčastěji používá jako psací stroj, můžete věnovat pozornost relativně levným modelům střední úrovně. Výkonová rezerva takových počítačů je více než dostatečná pro řešení standardních kancelářských úkolů.
Při výběru byste měli věnovat pozornost následujícím parametrům:
- výrobce zařízení;
- náklady;
- rozměry;
- hladina hluku během provozu;
- Spotřeba energie.
Je lepší dát přednost modelům, které nespotřebovávají příliš mnoho energie a během provozu nevydávají hluk. V opačném případě nebude dosažení příjemného prostředí snadné.
síťový hardware
Síťové vybavení je nezbytné pro vzájemné propojení počítačů a zjednodušení procesů výměny dat. Po umístění zaměstnanců do kanceláře je velmi důležité zajistit možnost jejich spojení do jedné sítě pro usnadnění práce a kontroly ze strany vedení.
Síťové vybavení zahrnuje:
- různé spínače;
- směrovače;
- směrovače;
- Zesilovače signálu Wi-Fi;
- adaptéry;
- kabely pro připojení.
Dopředu je promyšleno, jak rychlé má být spojení mezi počítači a připojením k internetu. V dnešní době téměř každá kancelář potřebuje stabilní a neomezený přístup k World Wide Web.
Pro snadné ovládání můžete použít bezdrátové sítě. Pro přístup k internetu přes Wi-Fi potřebujete router a zesilovač signálu, aby internet fungoval v celé kanceláři. Pokud zařízení nemá vestavěný modul pro příjem Wi-Fi signálu, budete potřebovat také adaptér.
Po připojení bezdrátových sítí se kancelářský prostor výrazně promění, protože je možné se zbavit drátů neustále visících nebo ležících na podlaze. Zaměstnanci se navíc stanou mobilnějšími a budou mít přístup ke sdílené síti odkudkoli v kanceláři.
Periferní zařízení
Periferní zařízení označuje samostatné položky, které spolupracují s počítačem a pomáhají vám provádět nezbytné operace.
Seznam vybavení kancelářských pracovišť téměř vždy obsahuje následující periferie:
- tiskárny, multifunkční zařízení, skenery pro práci s dokumenty;
- kancelářská telefonie;
- monitory;
- klávesnice, myši atd.
Při rozhodování, jak vybavit kancelář, je důležité pečlivě zvážit pracovní vybavení. Analogicky s počítačovými a síťovými zařízeními by se mělo jednat o nejkvalitnější a nejspolehlivější zařízení, která zároveň příliš nezatíží rozpočet společnosti.
Tiskárny, skenery a multifunkční zařízení se vybírají na základě objemu práce s tiskovinami, velikosti kanceláře a počtu zaměstnanců připojených k jednomu zařízení. Moderní zařízení umožňují organizovat velké lokální sítě s bezdrátovým přístupem k periferii.
Papírnictví
Je velmi těžké si představit kancelářskou práci bez kancelářských potřeb. Intenzitu používání určitých položek je nutné předem naplánovat a následně je zakoupit u spolehlivého dodavatele. Pokud nepromyslíte vše najednou, existuje vysoké riziko, že nedostanete to, co potřebujete, nebo utratíte peníze za zbytečné zboží.
Při sestavování seznamu toho, co je potřeba k otevření kanceláře, se berou v úvahu následující faktory:
- Počet zaměstnanců. Nejdůležitější faktor, na kterém přímo závisí množství nakupovaného zboží. Pro malou firmu má smysl zjišťovat potřeby každého zaměstnance individuálně, pro velkou firmu má větší smysl nakupovat kancelářské potřeby ve velkém.
- Produktová řada. Záleží na specifikách oddělení. Je nepravděpodobné, že by sekretářka mohla normálně pracovat bez technického papíru, psacích potřeb, složek a všech druhů táců. Oddělení programování často potřebuje k psaní poznámek pouze pero a poznámkový blok.
- Specifika pořádání akcí. Různé prezentace a setkání zahrnují použití fixů, tabulí, magnetů a podobných předmětů.
Kromě základního zboží byste neměli zapomínat ani na drobnosti, které vám výrazně zjednoduší práci. To zahrnuje různé špendlíky, kancelářské sponky, knoflíky, gumy a mnoho dalšího.
Zvláštní místo v kanceláři má papír. K sepisování smluv, objednávek a účetních sestav je zapotřebí velké množství kancelářského papíru, který je rozdělen do následujících kategorií:
- psaní;
- barva;
- perforovaný;
- samokopírovací;
- s magnetickou vrstvou;
- v rolích pro tiskárnu a fax;
- fotopapír.
Největším plýtváním papírem v kancelářích je bílý papír do tiskárny, který je nutné nakupovat ve velkých baleních najednou. Je lepší zvolit kvalitní papír, který se při tisku nebude kroutit a nepoškodí drahé zařízení.
Barevný papír se používá pro tisk letáků nebo důležitých informací pro zaměstnance. Světlé listy přitahují pozornost a informace na nich vytištěné se mnohem lépe pamatují.
Magnetický papír je užitečný pro vytváření reklamních předmětů. Na archy s magnetickou vrstvou můžete tiskárnou tisknout reklamní materiály, které budou připevněny ke kovovým plochám.
Pro jehličkové a bubnové tiskárny je potřeba zakoupit perforovaný papír s trhací nebo trvalou perforací. A k vyplnění několika kopií stejného typu formuláře budete potřebovat samokopírovací papír.
Typické chyby při organizování kanceláře od nuly
Při rozhodování o uspořádání kancelářských prostor mohou nezkušení manažeři udělat řadu chyb, které později vyústí ve vážné problémy.
Jednou z nejčastějších chyb se zdá být chybějící volné uspořádání kanceláří v kanceláři. Někteří manažeři i v moderních budovách dodržují tradiční systém kancelářského uspořádání pracovišť. Řada studií z oblasti kancelářské psychologie přitom naznačuje, že otevřená dispozice má mnohem lepší vliv na celkovou efektivitu.
Manažeři často při rozhodování, jak zařídit kancelář, raději vše dělají sami, aniž by brali ohled na zájmy zaměstnanců. Určitá skupina zodpovědných lidí a designérů organizuje pracovní prostor v kanceláři a často zapomíná na základní potřeby běžných pracovníků. A to zase nepůsobí příliš blahodárně na efektivitu práce a celkovou atmosféru v kanceláři. Je nutné předem provést průzkum mezi zaměstnanci, identifikovat všechna přání a také vzít v úvahu možnou nespokojenost.
Při organizaci kanceláře od nuly lidé často zapomínají na tak důležitou věc, jako je zónování. Výsledkem je prostor, který nutí lidi neustále se rozptylovat od hlavní práce a kolidovat se zaměstnanci z jiných oddělení. Je potřeba oddělit oddělení tak, aby si lidé navzájem nepřekáželi.
Při přemýšlení o tom, jak zařídit kancelář, mnoho manažerů věnuje přílišnou pozornost vnějším atributům a designu a zapomíná na to hlavní. Ve honbě za překvapenými pohledy zákazníků a konkurentů dávají pohodlí zaměstnanců do pozadí. Ve skutečnosti rozhodnutí o image často vypadají velmi rušivě a odvádějí pozornost od hlavního díla.
Manažeři často zanedbávají umístění rekreačních oblastí v kanceláři a mylně tomu věnují nejmenší pozornost. Vyhoření zaměstnanců je však skutečný problém, který může ovlivnit úspěch celé firmy. Pokud nezajistíte místo k odpočinku, můžete rychle narazit na vážné problémy a konflikty v týmu.
