Západní definicí open space je kancelář, ve které všichni zaměstnanci pracují v jedné velké místnosti. To znamená být neustále na očích týmu, přizpůsobovat se životnímu rytmu svých kolegů a v zásadě zapomínat na osobní prostor. Má práce v open space nějaké výhody? Jak si můžete za takových podmínek udržet svou schopnost pracovat a svůj vlastní nervový systém?
Odkud vítr vane
Historicky se myšlenka otevřeného prostoru objevila pro pohodlí sledování pracovníků na půdě vlastníků půdy, později ji převzali manažeři velkých kanceláří a výrobních zařízení, říká Marina Kardash, náborová konzultantka personálního holdingu ANKOR.
„Existuje několik příkladů open space kanceláří, ve kterých je pracovní prostor sdílený a lidé ani nemají stálé pracoviště. Všechny počítače a stoly může používat každý zaměstnanec, proto byste neměli opouštět své osobní věci, protože zítra může stůl převzít někdo jiný. To jsou však spíše výjimky. Zaměstnavatelé se stále častěji snaží umístit mezi stoly jakési přepážky, aby vytvořili pocit osobního prostoru. Open space je však pro mnohé psychicky nekomfortní prostředí, které způsobuje nepohodlí, které může snižovat výkonnost jednotlivých zaměstnanců a celkově snižovat efektivitu práce,“ dodává odborník.
Ukazuje se, že otevřený prostor je pro personál skutečným zlem. Málokdo může být klidně neustále ve společnosti velkého množství kolegů a pod bedlivým dohledem vedení. Proč tedy zaměstnavatel potřebuje zařídit práci tak, aby zaměstnanci trávili více času „přežíváním“ v kancelářském prostředí než prací?
Zástupkyně generálního ředitele 3R Recruitment Company Elena Zazhigalina vysvětluje, že při organizování své kanceláře podle systému „open space“ se zaměstnavatel řídí především následujícími zásadami: „Za prvé, open space je módní trend a je možné organizovat uspořádání v souladu se stylem a duchem společnosti; za druhé, jedná se o významnou úsporu na celkové ploše obsazených prostor; a za třetí je to příležitost vidět všechny zaměstnance na první pohled a jasněji kontrolovat pracovní proces.“
Úskalí otevřeného prostoru
Organizace open space kanceláře je pro zaměstnavatele velmi výhodná. Jediným velkým negativem je nepohodlí týmu. Navíc neexistuje způsob, jak se tomu vyhnout. Tak či onak si lidé pracující v „open space“ budou muset zvyknout na určité nepříjemnosti.
Elena Zazhigalina vyjmenovala hlavní „dráždidla“ na psychiku zaměstnanců: „Mezi nejvýznamnější z nich historicky patří:
— hluk (kolegové hlasitě vyjednávající po telefonu, vyzvánění mobilních telefonů v nepřítomnosti „majitele“, tlachání na nepracovní témata);
— cizí pachy (kvůli těm, kteří rádi obědvají přímo na pracovišti);
— nedostatek pohodlných pracovních podmínek (neustálé spory o zapnutou klimatizaci, otevřená okna, příliš jasné osvětlení atd.);
– neschopnost soustředit se při práci na složitých úkolech;
— potřeba neustále sledovat své chování a reakce kolegů na něj atd.
„Každý člověk je individualita a každý má své vlastní potřeby a úroveň pohodlí. Občas je docela těžké najít kompromis i v otázkách osvětlení nebo použití klimatizace: někomu je horko, někomu zima, někomu tma, jinému moc světla a tak dále. Lidé si vždy chtějí zpříjemnit pracovní prostor a v open space kancelářích je mnohem obtížnější dosáhnout úplného pohodlí. Dalším nepříjemným momentem může být, že počítač zaměstnance je na očích a má pocit, že ostatní neustále sledují, co ten člověk dělá,“ dodává Marina Kardash.
Dmitrij Seynov, psycholog, prezident Centra pro psychologickou podporu podnikání a rodiny „5 ANO!“, říká, že osobní prostor a respekt k jeho vnějším hranicím je pro většinu z nás zásadním bodem: „Když jsou hranice porušovány, člověk cítí napjatý, nepříjemný, podrážděný. To vše vede k poklesu produktivity práce, zhoršení kvality práce, zvýšenému stresu, konfliktům v kolektivu a v důsledku toho ke zvýšení nemocnosti. Obecně platí, že tento druh práce není pro každého.“
Hledání pozitiv
Pokud je pobyt v „otevřeném prostoru“ nevyhnutelný, stojí za to zvážit výhody. Jak víte, vždy se dají najít ve všem. Pro „přežití“ v takové atmosféře je vhodné zaměřit se na práci, která má díky open space systému řadu výhod.
— Bezplatný a rychlý komunikační proces. Informace ve volném prostoru nejsou omezeny zavřenými dveřmi, odděleními v jiném křídle budovy nebo obsazenými vnitřními místnostmi. Odpadá tak dlouhé hodiny telefonování nebo e-maily se správou spamu a čekání například na schválení od reklamní společnosti.
„Hlavní výhodou je dostupnost pro každého zaměstnance společnosti, protože v některých organizacích sedí v jednom prostoru se svými podřízenými i vyšší manažeři. Některé pracovní záležitosti tak mohou být projednány s vedením mnohem rychleji a není třeba plánovat četné schůzky a rezervovat zasedací místnosti,“ dodává Marina Kardash.
— Příležitost cítit se jako jeden tým. Neustálé pobývání ve stejné místnosti posiluje celkového kolektivního ducha a prakticky vylučuje mobbing, intriky nebo soutěživost ze série: „Kdo je cool – marketing nebo účetnictví?“
„Když budou lidé pracovat bok po boku, začnou se navzájem lépe cítit, rychleji chápou myšlení svých kolegů a dosahují společných výsledků. Navíc je snazší udržet disciplínu ve společnosti, když všichni dodržují určitá pravidla,“ říká Marina Kardash.
— „Užší citové kontakty mezi kolegy. Pokud se v práci vyskytnou nějaké potíže, zaměstnanec se může vždy obrátit na kolegu o pomoc a podporu,“ říká Dmitrij Seynov.
— Operativní pracovní postupy a další školení. „Sdílená pracovní oblast je také dobrou příležitostí k rychlému brainstormingu nebo řešení vznikajících provozních problémů. Také méně zkušení zaměstnanci se mohou mnoho naučit a získat nové zkušenosti pozorováním svých kolegů,“ shrnuje Marina Kardash.
Poznámka: pravidla chování v otevřeném prostoru
Odborníci z předních společností se podělili o doporučení, jak se chovat při práci v open space, abyste si zachovali pracovní schopnost, dobré vztahy s kolegy i vlastní nervy.
Pro udržení vztahů v týmu Elena Zazhigalina doporučuje udržovat kulturu komunikace a respektu ke kolegům: „V každé situaci existuje příležitost k dohodě a kompromisu. Například všechny kanceláře personálních agentur jsou uspořádány podle systému open space. V mé paměti byly všechny konflikty týkající se faktorů, které narušují práci, vyřešeny pokojně. Pokud vedete telefonický rozhovor nebo důležitá jednání s klientem, požádejte své kolegy, aby byli v této době trochu tišší. Jako poslední možnost jsou k dispozici zasedací místnosti, kde můžete vždy vyjít ven a uniknout shonu práce v otevřeném prostoru. “
„Hlavními radami je chovat se zdvořile, eticky, respektovat své kolegy, v pracovní době vypnout osobní telefon nebo jej zapnout vibrovat, nenadávat, pomáhat si a rozvíjet dovednost soustředit se na práci,“ dodává Marina Kardash.
Pokud jde o psychologickou náladu, Dmitrij Seynov sdílel metody, které mohou usnadnit práci v otevřeném prostoru:
„Při práci si můžete představit, že je kolem vás vysoká cihlová zeď, která izoluje váš osobní prostor od vašich kolegů a nadřízených, nikdo vás nevidí ani neslyší. Chcete-li se soustředit, můžete si představit, že paprsek slunečního světla přichází z vašeho čela na obrazovku počítače nebo dokumenty a soustředí vaši pozornost na požadovaný text. Je důležité si pamatovat, že chránit své osobní hranice je vaším úkolem a nikdo kromě vás to neudělá. Hranice těch lidí, kteří dovolují, aby je porušovali, jsou porušovány.
Pokud vás některý z vašich zaměstnanců obtěžuje něčím konkrétním: páchne potem, usrkává během oběda, mluví nahlas do telefonu a podobně, zkuste mu své stížnosti taktně sdělit, ale ne sami, ale prostřednictvím některého z kolegů s kým má nejblíže. Pokud je vaše podráždění nevědomé, pak je v takové situaci nejlepší omezit kontakt s takovým člověkem na minimum.
Abyste se v takovém prostředí naučili soustředit, můžete doma dělat tato cvičení: se zapnutou televizí, hudebním centrem, rádiem (je lepší, aby vše fungovalo současně), číst knihu, pracovat u počítače. Pokud vaše práce zahrnuje telefonické rozhovory, pak se všemi těmito zařízeními můžete mluvit s blízkými nebo po telefonu.“
Na práci v open space si můžete zvyknout, zvyknout si na ni a ještě si tím velmi prospět, a to jak profesně (rychle se naučit pracovat, učit se ze zkušeností úspěšných zaměstnanců), tak i osobně (přátelské vztahy s týmem jsou dobrou motivací) . Hlavní věcí je nezavěsit se na „dráždivé látky“ a udržovat kulturu chování a komunikace s kolegy.
Existuje několik možností, jak uspořádat pracovní prostor v kanceláři. Jsou vybírány s přihlédnutím k odborným specifikům, počtu pracovníků a manažerských schopností. Pokud je uspořádání v nejlepším zájmu společnosti, působí na zvýšení motivace zaměstnanců. Tento článek pojednává o kanceláři Open Space – o jaké řešení plánování se jedná, jaké jsou jeho klady a zápory.
Open Space – co je to za formát?
Jediný pracovní prostor rozdělený na funkční ostrůvky (oddělené nebo neoddělené obrazovkami) se nazývá otevřený prostor. Tento způsob uspořádání kanceláře je jedním z nejoblíbenějších a nejmódnějších. Svět však překvapivě poprvé slyšel o otevřeném designu pracovního prostoru již v XNUMX. století od prince Potěmkina. Takto podnikavý reformátor zařídil místa pro různé ekonomické a sociální projekty.
Přibližně ve stejné době se v Anglii objevila původní budova Ripley, určená pro kancelářskou práci. Proslavily ho nekonečné řady psacích stolů. A v XNUMX. století, s příchodem telefonní komunikace, se v městské infrastruktuře začala objevovat „mraveniště“. Tak se nazývala první call centra s nesčetnými stoly stojícími téměř blízko sebe.
Ve 1960. století dal americký průmyslový boom vzniknout mnoha racionálním myšlenkám. Například podle návrhu studenta (budoucího architekta) Franka Duffyho byl v roce XNUMX představen kancelářský dopravníkový systém. Zaměstnanci seděli ve stejné místnosti. Ti nejzdatnější z nich dostali možnost přestěhovat se do samostatné kanceláře.
V Rusku se tento formát objevil až koncem 1990. let. Rychle se uchytil, jako všechno pohodlné a užitečné, a rozšířil se.
Výhody otevřených kanceláří
Pro manažery je typ Open Space atraktivní možností všestranné viditelnosti (čti: kontroly), ale i materiálních výhod. Údržba jedné velké místnosti je totiž levnější než údržba kanceláře s osobními kancelářemi.
Další výhody nabídky:
- Efektivita při řešení odborných problémů. Všechny procesy jsou implementovány na jednom místě. Komunikace mezi zaměstnanci a vedením je maximálně zjednodušena.
- Pohodová atmosféra. Pracovní prostředí je uvolněné a psychicky pohodlné.
- Kontrola kvality. Všichni zaměstnanci jsou viditelní vyššímu manažerovi nebo přímému nadřízenému. Neexistuje žádná příležitost dělat práci nedbale nebo „nečinit“.
- Nedostatek intrik. Prostě není kde pomlouvat – všichni jsou si na dohled.
- Povědomí. Pro zaměstnance je snazší sdělit cíle společnosti a způsoby, jak jich dosáhnout.
- Možnost transformace. Místnost je okamžitě zablokována, pokud se úkoly společnosti zúží nebo rozšíří. Po nové situaci můžete přidat nebo zrušit jakékoli rozdělení.
- Pohodlí pro návštěvníky. Mezi skříňkami se neztratí. Informativní značky vám pomohou zjistit, na kterého zaměstnance se obrátit.
A konečně, manažer má celou řadu příležitostí pro týmovou jednotu. Být celý den vedle sebe, lidé se sjednocují a stávají se skutečným týmem.
Hlavní nevýhody
Nemyslete si, že open space v kanceláři je nějaké ideální uspořádání. Přes všechny pozitivní aspekty má formát několik zjevných nevýhod.
Mezi negativní aspekty patří:
- Nedostatek osobního prostoru. I v tom nejpřátelštějším kolektivu člověk potřebuje soukromí a ticho – alespoň na pár minut.
- Neustálý hluk. Ticho tu není téměř nikdy. Někdo odpovídá na otázku kolegy, někdo posílá nebo přijímá fax nebo pracuje s tiskárnou. Telefonní trylky ve vesmíru nikdy nepřestanou. To vše působí tlumivě na nervový systém. Uprostřed pracovního dne se mnoho zaměstnanců cítí unaveně.
- Zvýšená možnost vzniku konfliktních situací. Pokud vedení nepracuje na stmelení týmu, pak neustálé pobývání v úzkém prostoru může vyústit v různé neshody. Někomu je při běžící klimatizaci zima, jinému je horko neustále. Některé vyžadují systematické větrání, jiné bolestně reagují i na sebemenší průvan.
Navíc v době epidemií a infekcí může Open Space představovat skutečné zdravotní riziko. Virová onemocnění se šíří okamžitě. Ve většině případů je způsob přenosu vzduchem. Proto je nošení roušek pro úředníky aktuálním požadavkem, který vítá jen málokdo.
Doporučení pro uspořádání pracovního prostoru
O designu kanceláře můžete polemizovat. Diskuse je povolena ohledně výběru nábytku nebo designu mobilních přepážek mezi stoly.
Existují však obecná pravidla pro organizaci pracovního prostoru, která by se neměla zanedbávat:
- Denní světlo na práci absolutně nestačí. Standardní elektrické osvětlení je minimálně 500 luxů.
- SanPiN stanoví určité požadavky na pohodlné mikroklima: t v létě ne více než 25 ° C, v zimě – od 22 do 24 ° C; ukazatele vlhkosti v létě – od 30% do 60%, v zimě – od 30% do 45%.
- Pracovní stoly by neměly být umístěny dále než 6 m od okenních otvorů.
- Při rozmístění nábytkových modulů je nutné zajistit, aby všechny nástroje a kancelářské potřeby byly pro referenta na délku paže.
- Izolační zástěny nejsou vždy instalovány. Pro finanční pracovníky je však jejich přítomnost povinná. Izolační zástěna by měla mít výšku 1,5 až 2 metry.
- Hlučnost – ne více než 80 dB.
Co se týče designu, musí splňovat hlavní požadavek – odrážet odbornou činnost firmy. Přítomnost dekorativních prvků v podnikovém barevném schématu určuje serióznější postoj k práci.
Naprostá většina návrhářů se shoduje, že v kanceláři by neměly být kyselé tóny. Zařízení v klidných, světlých barvách je elegantní a odpovídá požadavkům obchodního stylu. Ale mít firemní květiny je nutnost!
Firemní symboly lze použít na informační stojany, letáky a plakáty, odznaky zaměstnanců a mobilní přepážky.
Je práce ve formátu Open Space produktivní?
Na tuto otázku můžete odpovědět jedním slovem – ano. To však vyžaduje soulad s řadou faktorů. Personál potřebuje pohodlí, domácí i průmyslový. Například pobyt na pracovišti optimalizují speciální zařízení pro minimalizaci namáhání očí, miniaplikace snižující hluk a software pro zpracování interního toku firemních dokumentů.
Navíc manažer projeví skutečnou starost o svůj tým, pokud nainstaluje software, který automatizuje rutinní pracovní procesy. Nic nezpůsobuje větší únavu zaměstnanců než každodenní zpracování výrobních statistik a personálních pohybů.
Příkladem produktivní kancelářské práce ve formátu Open Space je známá společnost Facebook, která má kanceláře ve všech koutech zeměkoule. Metodika organizace práce zaměstnanců je založena na schopnosti měnit pracoviště. Administrativní centra Facebooku se otevírají a zavírají v různých částech světa.
Tento režim zahrnuje okamžité nasazení kanceláře s plnou inženýrskou a technickou podporou. Skříňový systém samozřejmě není pro tento typ provozu vhodný.
Obliba a komerční úspěch Facebooku hovoří o produktivitě práce v takových podmínkách. Management staví zájmy korporace nade vše s maximálním zapojením zaměstnanců. Facebookový tým je známý jako jeden z nejpřipravenějších a nejjednotnějších.
Kde najdu vhodné místo pro kancelář tohoto formátu?
Naše společnost nabízí nové kanceláře k pronájmu za výhodných podmínek. Všechny jsou ve výborném technickém stavu a mají slušné vybavení.
Výběr kanceláře závisí na potřebách a rozpočtu společnosti. Můžete si vybrat variantu o ploše 31,8 m². Navíc v katalogu SDM-Center JSC najdete slušnou možnost pro prezentaci nebo hromadnou akci o rozloze 110 m².
Prostory je možné užívat ihned po podpisu smlouvy. Každý z nich je nyní připraven k použití.
