Být lídrem je těžké. Právě jim jsou požadavky na dodržování obchodní etikety předkládány jako první. Schéma vztahu „nadřízený-podřízený“ je dostatečně regulováno normami úřední etiky.
- Sdělte své omluvy prostřednictvím sekretářky a požádejte, abyste chvíli počkali.
- V případě naléhavé záležitosti, která nemá nic společného s přítomností předchozího návštěvníka, zajděte za příchozím osobně, vysvětlete mu situaci, omluvte se a požádejte o vyčkání. Například: „Petre Petroviči, čekám na důležitý hovor z Moskvy, počkejte prosím na recepci.“
Když návštěva vstoupí do kanceláře, je krajně nezdvořilé dívat se do papírů nebo zírat na monitor počítače. Pokud jste opravdu zaneprázdněni, věnujte ještě chvíli tomu, aby návštěva věděla, že jste si ho všimli, kývněte na pozdrav, nabídněte, že se posadíte, omluvte se a co nejrychleji sežeňte práci, kterou jste byli zaneprázdněni.
Vy, jako majitel kanceláře, iniciujete konverzaci, vyzvěte tedy návštěvníka, aby vyslovil své dotazy. Během jeho monologu byste měli dát najevo, že ho pozorně posloucháte a nepřerušujete. Chybějící pohled není přijatelný. Pokud vám některé aspekty konverzace nejsou jasné, začněte klást objasňující otázky a diskutovat o problému.
Telefonické rozhovory během rozhovoru eliminujte, nebo je alespoň omezte na minimum. Omluvte se, kdykoli vás hovory vyruší.
Individuální kontakt mezi manažerem na jakékoli úrovni a personálem je nezbytný jak pro vytvoření užších vztahů s vedeným týmem, tak pro efektivnější řízení. Budete opravdovým lídrem, pokud dobře znáte svůj tým.
- za prvé, každý projev iniciativy musí být podporován jako fakt. Jinak za vámi vaši podřízení nebudou chtít přijít s novými nápady a návrhy;
- za druhé, je velmi obtížné okamžitě do detailu porozumět podstatě toho, co se navrhuje. To chce čas. Možná je třeba otázku formulovat jasněji, nebo upřesnit některé detaily atp.
Ukažte proto moudrost, flexibilitu a profesionalitu. I když vám zlepšovací návrh není úplně jasný nebo se vám nezdá hodnotný, rozhodování o něm na chvíli odložte. A nezapomeňte poděkovat inovátorovi.
Návštěvníci často prezentují podstatu problematiky nejasně a zmateně a obtížně se formulují. Místo toho, abyste se rozčilovali, přerušovali nebo tlačili na druhou osobu, stanovte si na začátku rozhovoru časový rámec. Například: “Viktore Ivanoviči, zkusíme to udělat za 10 minut, naléhavě odcházím.” Tento požadavek je zcela legitimní a navíc donutí návštěvníka být soustředěnější, stručnější a věcnější.
Na konci rozhovoru ještě jednou zdůrazněte, že jste přání, žádost nebo návrh vyslyšeli, vzali je v úvahu a chystáte se s tím něco udělat. Můžete odpovědět: „Dobře, Emma Sergejevno, naše společnost tento program opravdu potřebuje, dám pokyny účetnímu, aby vám byly přiděleny prostředky.“ Nyní se můžeme rozloučit.
Manažer musí cítit, kdy je vhodné oslovovat podřízeného „vy“ a kdy je to nepřípustné. Pamatujte, že oslovovat vás „vy“ je nevhodné, pokud je váš podřízený starší nebo pokud vás vrstevník oslovuje „vy“. Můžete použít přístup „vy“ s partnerem, se kterým jste přátelští.
Valentina
07.03.2012
Přetištění materiálů článku bez odkazu na stránky je zakázáno!
