Západní definicí open space je kancelář, ve které všichni zaměstnanci pracují v jedné velké místnosti. To znamená být neustále na očích týmu, přizpůsobovat se životnímu rytmu svých kolegů a v zásadě zapomínat na osobní prostor. Má práce v open space nějaké výhody? Jak si můžete za takových podmínek udržet svou schopnost pracovat a svůj vlastní nervový systém?
Odkud vítr vane
Historicky se myšlenka otevřeného prostoru objevila pro pohodlí sledování pracovníků na půdě vlastníků půdy, později ji převzali manažeři velkých kanceláří a výrobních zařízení, říká Marina Kardash, náborová konzultantka personálního holdingu ANKOR.
„Existuje několik příkladů open space kanceláří, ve kterých je pracovní prostor sdílený a lidé ani nemají stálé pracoviště. Všechny počítače a stoly může používat každý zaměstnanec, proto byste neměli opouštět své osobní věci, protože zítra může stůl převzít někdo jiný. To jsou však spíše výjimky. Zaměstnavatelé se stále častěji snaží umístit mezi stoly jakési přepážky, aby vytvořili pocit osobního prostoru. Open space je však pro mnohé psychicky nekomfortní prostředí, které způsobuje nepohodlí, které může snižovat výkonnost jednotlivých zaměstnanců a celkově snižovat efektivitu práce,“ dodává odborník.
Ukazuje se, že otevřený prostor je pro personál skutečným zlem. Málokdo může být klidně neustále ve společnosti velkého množství kolegů a pod bedlivým dohledem vedení. Proč tedy zaměstnavatel potřebuje zařídit práci tak, aby zaměstnanci trávili více času „přežíváním“ v kancelářském prostředí než prací?
Zástupkyně generálního ředitele 3R Recruitment Company Elena Zazhigalina vysvětluje, že při organizování své kanceláře podle systému „open space“ se zaměstnavatel řídí především následujícími zásadami: „Za prvé, open space je módní trend a je možné organizovat uspořádání v souladu se stylem a duchem společnosti; za druhé, jedná se o významnou úsporu na celkové ploše obsazených prostor; a za třetí je to příležitost vidět všechny zaměstnance na první pohled a jasněji kontrolovat pracovní proces.“
Úskalí otevřeného prostoru
Organizace open space kanceláře je pro zaměstnavatele velmi výhodná. Jediným velkým negativem je nepohodlí týmu. Navíc neexistuje způsob, jak se tomu vyhnout. Tak či onak si lidé pracující v „open space“ budou muset zvyknout na určité nepříjemnosti.
Elena Zazhigalina vyjmenovala hlavní „dráždidla“ na psychiku zaměstnanců: „Mezi nejvýznamnější z nich historicky patří:
— hluk (kolegové hlasitě vyjednávající po telefonu, vyzvánění mobilních telefonů v nepřítomnosti „majitele“, tlachání na nepracovní témata);
— cizí pachy (kvůli těm, kteří rádi obědvají přímo na pracovišti);
— nedostatek pohodlných pracovních podmínek (neustálé spory o zapnutou klimatizaci, otevřená okna, příliš jasné osvětlení atd.);
– neschopnost soustředit se při práci na složitých úkolech;
— potřeba neustále sledovat své chování a reakce kolegů na něj atd.
„Každý člověk je individualita a každý má své vlastní potřeby a úroveň pohodlí. Občas je docela těžké najít kompromis i v otázkách osvětlení nebo použití klimatizace: někomu je horko, někomu zima, někomu tma, jinému moc světla a tak dále. Lidé si vždy chtějí zpříjemnit pracovní prostor a v open space kancelářích je mnohem obtížnější dosáhnout úplného pohodlí. Dalším nepříjemným momentem může být, že počítač zaměstnance je na očích a má pocit, že ostatní neustále sledují, co ten člověk dělá,“ dodává Marina Kardash.
Dmitrij Seynov, psycholog, prezident Centra pro psychologickou podporu podnikání a rodiny „5 ANO!“, říká, že osobní prostor a respekt k jeho vnějším hranicím je pro většinu z nás zásadním bodem: „Když jsou hranice porušovány, člověk cítí napjatý, nepříjemný, podrážděný. To vše vede k poklesu produktivity práce, zhoršení kvality práce, zvýšenému stresu, konfliktům v kolektivu a v důsledku toho ke zvýšení nemocnosti. Obecně platí, že tento druh práce není pro každého.“
Hledání pozitiv
Pokud je pobyt v „otevřeném prostoru“ nevyhnutelný, stojí za to zvážit výhody. Jak víte, vždy se dají najít ve všem. Pro „přežití“ v takové atmosféře je vhodné zaměřit se na práci, která má díky open space systému řadu výhod.
— Bezplatný a rychlý komunikační proces. Informace ve volném prostoru nejsou omezeny zavřenými dveřmi, odděleními v jiném křídle budovy nebo obsazenými vnitřními místnostmi. Odpadá tak dlouhé hodiny telefonování nebo e-maily se správou spamu a čekání například na schválení od reklamní společnosti.
„Hlavní výhodou je dostupnost pro každého zaměstnance společnosti, protože v některých organizacích sedí v jednom prostoru se svými podřízenými i vyšší manažeři. Některé pracovní záležitosti tak mohou být projednány s vedením mnohem rychleji a není třeba plánovat četné schůzky a rezervovat zasedací místnosti,“ dodává Marina Kardash.
— Příležitost cítit se jako jeden tým. Neustálé pobývání ve stejné místnosti posiluje celkového kolektivního ducha a prakticky vylučuje mobbing, intriky nebo soutěživost ze série: „Kdo je cool – marketing nebo účetnictví?“
„Když budou lidé pracovat bok po boku, začnou se navzájem lépe cítit, rychleji chápou myšlení svých kolegů a dosahují společných výsledků. Navíc je snazší udržet disciplínu ve společnosti, když všichni dodržují určitá pravidla,“ říká Marina Kardash.
— „Užší citové kontakty mezi kolegy. Pokud se v práci vyskytnou nějaké potíže, zaměstnanec se může vždy obrátit na kolegu o pomoc a podporu,“ říká Dmitrij Seynov.
— Operativní pracovní postupy a další školení. „Sdílená pracovní oblast je také dobrou příležitostí k rychlému brainstormingu nebo řešení vznikajících provozních problémů. Také méně zkušení zaměstnanci se mohou mnoho naučit a získat nové zkušenosti pozorováním svých kolegů,“ shrnuje Marina Kardash.
Poznámka: pravidla chování v otevřeném prostoru
Odborníci z předních společností se podělili o doporučení, jak se chovat při práci v open space, abyste si zachovali pracovní schopnost, dobré vztahy s kolegy i vlastní nervy.
Pro udržení vztahů v týmu Elena Zazhigalina doporučuje udržovat kulturu komunikace a respektu ke kolegům: „V každé situaci existuje příležitost k dohodě a kompromisu. Například všechny kanceláře personálních agentur jsou uspořádány podle systému open space. V mé paměti byly všechny konflikty týkající se faktorů, které narušují práci, vyřešeny pokojně. Pokud vedete telefonický rozhovor nebo důležitá jednání s klientem, požádejte své kolegy, aby byli v této době trochu tišší. Jako poslední možnost jsou k dispozici zasedací místnosti, kde můžete vždy vyjít ven a uniknout shonu práce v otevřeném prostoru. “
„Hlavními radami je chovat se zdvořile, eticky, respektovat své kolegy, v pracovní době vypnout osobní telefon nebo jej zapnout vibrovat, nenadávat, pomáhat si a rozvíjet dovednost soustředit se na práci,“ dodává Marina Kardash.
Pokud jde o psychologickou náladu, Dmitrij Seynov sdílel metody, které mohou usnadnit práci v otevřeném prostoru:
„Při práci si můžete představit, že je kolem vás vysoká cihlová zeď, která izoluje váš osobní prostor od vašich kolegů a nadřízených, nikdo vás nevidí ani neslyší. Chcete-li se soustředit, můžete si představit, že paprsek slunečního světla přichází z vašeho čela na obrazovku počítače nebo dokumenty a soustředí vaši pozornost na požadovaný text. Je důležité si pamatovat, že chránit své osobní hranice je vaším úkolem a nikdo kromě vás to neudělá. Hranice těch lidí, kteří dovolují, aby je porušovali, jsou porušovány.
Pokud vás některý z vašich zaměstnanců obtěžuje něčím konkrétním: páchne potem, usrkává během oběda, mluví nahlas do telefonu a podobně, zkuste mu své stížnosti taktně sdělit, ale ne sami, ale prostřednictvím některého z kolegů s kým má nejblíže. Pokud je vaše podráždění nevědomé, pak je v takové situaci nejlepší omezit kontakt s takovým člověkem na minimum.
Abyste se v takovém prostředí naučili soustředit, můžete doma dělat tato cvičení: se zapnutou televizí, hudebním centrem, rádiem (je lepší, aby vše fungovalo současně), číst knihu, pracovat u počítače. Pokud vaše práce zahrnuje telefonické rozhovory, pak se všemi těmito zařízeními můžete mluvit s blízkými nebo po telefonu.“
Na práci v open space si můžete zvyknout, zvyknout si na ni a ještě si tím velmi prospět, a to jak profesně (rychle se naučit pracovat, učit se ze zkušeností úspěšných zaměstnanců), tak i osobně (přátelské vztahy s týmem jsou dobrou motivací) . Hlavní věcí je nezavěsit se na „dráždivé látky“ a udržovat kulturu chování a komunikace s kolegy.
Někteří tuzemští odborníci tvrdí, že Potěmkin vymyslel otevřená pracoviště, která umožňují sledovat aktuální situaci. Legendární kníže, rozzuřený leností nevolníků, vydal rozkaz k nestandardnímu umístění hospodářských budov, které měly být umístěny tak, aby správce viděl, co každý dělník v pracovní době dělá.
Abstrahujeme-li od legend, můžeme konstatovat, že aktivní využívání open space pracovních ploch začalo ve druhé polovině 90. století ve Spojených státech amerických. V současnosti v kancelářích tohoto typu pracuje asi XNUMX % amerických administrativních pracovníků. V Evropě je toto procento znatelně nižší a v Ruské federaci se tato oblast uspořádání pracovního prostoru stala populární až v posledních desetiletích.
S tím, že open space kanceláře jsou žádané, nemá smysl polemizovat. Ani v EU, ani v Ruské federaci však neutichají vzrušené debaty o proveditelnosti a účinnosti takového řešení. Někteří odborníci tvrdí, že otevřené pracovní prostory zvyšují a posilují firemní morálku a ducha, což má pozitivní vliv na kvalitu práce. Jejich odpůrci přitom hovoří o poklesu produktivity zaměstnanců, demonstraci statistických dat a všemožných výzkumech.
Co je to “otevřený prostor”
Termín „open space“ se dnes používá k označení zvláštního uspořádání pracovního prostoru, ve kterém se nacházejí zaměstnanci kanceláře. V podstatě se jedná o velkou a prostornou místnost, kde jsou stoly umístěny v řadách a jednotlivá pracoviště jsou oddělena tenkými přepážkami.
Zjevné výhody rozvržení
Široká distribuce a velká obliba open space kanceláří v USA i v dalších zemích je dána řadou výhod. Hlavní v tomto seznamu jsou následující aspekty.
- Kontrola nad pracovním procesem. Zaměstnanci firem, které mají osobní účet, bývají vyrušováni ze svých povinností, které jim v pracovní době předepisuje podniková charta. V takové situaci je možnost manažera sledovat neoprávněný odpočinek zaměstnanců velmi omezená. Otevřená kancelář umožňuje sledovat situaci kdykoli a z různých míst, což tento problém zcela řeší.
- Úspora místa. Dispoziční řešení uvažovaných kancelářských prostor umožňuje ubytovat ve stísněném prostoru větší počet osob než v případě osobních prostor. Můžete tak snížit náklady na pronájem většího prostoru, což je ekonomicky výhodné pro každého zaměstnavatele.
- Operativní interakce mezi zaměstnanci. V open space kanceláři lze pracovní záležitosti řešit rychleji přímým kontaktováním kolegů, bez nutnosti pohybovat se po samostatných kancelářích, kde není vždy možné najít tu správnou osobu. Tento aspekt je mimořádně důležitý v těch oblastech činnosti, kde je rychlost získávání aktuálních informací předpokladem ovlivňujícím růst zisku společnosti.
- Rychlá adaptace „nováčků“. Otevřené kanceláře umožňují novým zaměstnancům se téměř okamžitě „zapojit“ do týmu a poznat své kolegy již během pracovního procesu. „Nováček“ se přitom může vždy obrátit s prosbou o pomoc na „souseda“, aniž by cítil potřebu hledat kompetentní osobu, která mu v konkrétní věci poradí.
- Podnikový duch a demokracie. Společný pracovní prostor, jak ujišťují státní experti, zajišťuje týmovou jednotu založenou na dosažení společného cíle, zvýšení motivace zaměstnanců. Z toho vyplývá rovnost všech zaměstnanců, což snižuje riziko vzniku samostatných skupin a uzavřených komunit.
- Snadný oběh dokumentů. Všechny pracovní dokumenty v otevřených kancelářích jsou zpravidla umístěny na jednom místě přístupném každému zaměstnanci. To vám umožní kdykoli použít potřebné dokumenty, aniž byste ztráceli čas jejich hledáním na svých osobních účtech.
V této souvislosti je nutné upozornit na skutečnost, že uspořádání open space kanceláře je výhodné především pro vedení společnosti či majitele podniku. Faktem je, že v tomto případě není třeba utrácet další prostředky na vyhledávání a pronajímání návštěv s mnoha osobními účty. Stačí použít jedinou prostornou místnost, rozdělenou na pracoviště pomocí mobilních a levných příček. Je zřejmé, že toto řešení může výrazně snížit firemní náklady.
Nevýhody Open Office
Se všemi svými významnými a četnými „výhodami“ není open space kancelář bez hmatatelných „nevýhod“, které nejčastěji zahrnují následující nuance.
- Zvýšená hladina hluku. Zaměstnanci společnosti v jednom uzavřeném prostoru komunikují, používají kancelářské vybavení, telefonují atd. Všechny tyto zvuky se vzájemně překrývají a vytvářejí zvýšený hluk na pozadí, se kterým si ne každý člověk dokáže poradit. V takových podmínkách je velmi těžké se soustředit.
- Pravděpodobnost konfliktů. Rozdílné chápání optimálních pracovních podmínek mezi zaměstnanci stejné společnosti zvyšuje riziko třenic a konfliktů a také zvýšené napětí v týmu. Problémy v tomto případě mohou nastat kvůli jakékoli maličkosti, což povede k nepříjemným následkům.
- Neustálý stres. Velký hluk, stísněné podmínky a nedostatek osobního prostoru jsou hlavními faktory podrážděnosti a stresu, který přímo či nepřímo (ale vždy negativně) ovlivňuje produktivitu každého jednotlivého zaměstnance open office.
- Riziko krádeže. V open space kanceláři jsou veřejně vystaveny osobní věci zaměstnanců, jako jsou mobilní gadgety, kabelky, toaletní potřeby a další věci. Tento stav věcí se může pro některé lidi stát pokušením. Navíc tato situace může u zaměstnanců vyvolat strach ze ztráty majetku, zvláště pokud se podobné případy již dříve vyskytly.
Další významnou nevýhodou otevřené kanceláře, která je v současné epidemii koronaviru mimořádně aktuální, je rychlé šíření infekcí. Šance „chytit“ virové onemocnění od kolegy v open space kanceláři je mnohem větší než v klasické kancelářské provozovně s oddělenými místnostmi. A toto tvrzení potvrzují domácí i zahraniční statistiky.
Shrneme-li tuto část, poznamenáváme, že zřízení otevřené kanceláře umožňuje zaměstnavateli snížit náklady společnosti, ale ztrácí tím, že snižuje produktivitu zaměstnanců.
Názor zaměstnanců open space kanceláře
Vzhledem k tomu, že se otevřené kanceláře používají již poměrně dlouho, jsou výsledky různých studií provedených za účelem zjištění proveditelnosti takových řešení veřejně dostupné. Vycházely mimo jiné z názorů kancelářských pracovníků, podle průzkumů z nichž:
- 60 % zaměstnanců silně postrádá ticho;
- 57 % zaměstnanců si stěžuje na nedostatek osobního prostoru;
- 55 % zaměstnanců není spokojeno s mikroklimatem a teplotními podmínkami ve společenské místnosti.
Zaměstnanci v otevřených kancelářích navíc pociťují zvýšený krevní tlak a hladinu stresu. Výzkum také ukazuje, že takové pracovní prostředí často vyvolává vážné konflikty. To je důvod, proč společnosti s podobným uspořádáním pracovišť zažívají extrémně vysokou fluktuaci zaměstnanců.
Metody zvyšování produktivity práce
Do té či oné míry mohu významné „nevýhody“ otevřené kanceláře zmírnit následujícími doporučeními, kterými může vedení společnosti zvýšit komfort a produktivitu svých zaměstnanců.
- Správné uspořádání společných prostor. Pro řešení každodenních problémů by open space kancelář měla být vybavena nejen pracovišti, ale také pohodlnými rekreačními oblastmi, jakož i oddělenými místnostmi pro obědy a společné diskuse o pracovních problémech.
- Umístění vedení ve společném prostoru. Dnes má manažerský tým většiny společností osobní pohodlné kanceláře. Ale tato politika není správná. V takové situaci se tým cítí odpojen od managementu, přičemž ten nemá schopnost efektivně řídit pracovní procesy.
- Rozmanitost prostoru. Odborníci v oblasti uspořádání kancelářských prostor nedoporučují standardizovat osobní pracoviště s odkazem na individuální potřeby jednotlivých pracovníků. Optimálním řešením „open space“ je kombinace pracovišť oddělených běžnými příčkami s izolovanými místnostmi.
- Žádné vysoké příčky. Ti, kteří věří, že použití vysokých přepážek může vyřešit problém osobního prostoru pro zaměstnance, se vážně mýlí. V takové situaci dělají zaměstnanci větší hluk kvůli tomu, že mají pocit, že jsou v místnosti jediní.
- Použití živých rostlin. Vegetace, která zdobí prostory otevřené nebo standardní kanceláře, pomáhá snižovat hladinu stresu, což bylo prokázáno velkým množstvím studií. Tento přístup navíc zvyšuje zaměření a produktivitu a zároveň poskytuje podpůrné a přátelské prostředí.
- Jasná pravidla chování. Firemní požadavky na chování zaměstnanců mohou zahrnovat zákaz poslechu hudby a hlasité konverzace. Zároveň může interní charta společnosti doporučit, aby zaměstnanci aktivněji komunikovali s kolegy prostřednictvím interního chatu, což sníží hladinu hluku. Můžete také poskytnout speciální signály, které naznačí, že konkrétní osobu nelze v tuto chvíli rozptýlit.
Vše výše uvedené jsou jen univerzální recepty, které přispívají ke zvýšení produktivity práce. Pro zajištění maximálního možného komfortu pro zaměstnance úřadu musí vedoucí společnosti samostatně komunikovat s personálem, což mu umožní provádět další úpravy nebo zavádět významné novinky na základě okamžitých potřeb a přání zaměstnanců.
Za zmínku také stojí, že zvýšení komfortu ve sdíleném prostoru do značné míry závisí na samotných pracovnících open office. Každý zaměstnanec si může své pracoviště zařídit samostatně, pokud takové jednání není v rozporu s firemní politikou. Kromě toho je třeba dodržovat obecně uznávaná pravidla zdvořilosti a zdvořilosti.
Respektujte se navzájem a pak bude práce ve sdíleném open office prostoru radostí.
