Pracovištěm recepce a ubytovací služby je pult. Práce za přepážkou je nejčastější, je velmi zodpovědná a důležitá. Recepce je považována za jakousi tvář hotelu, takže musí vypadat bezvadně.

Vlastnosti pracoviště SPiR

Tradiční a známé pracoviště recepční a ubytovací služby představuje pult. Zpravidla se nachází vlevo od vstupu do haly, ale může být umístěn vpravo (přímo naproti vchodu). Jakákoli možnost umístění a organizace pracoviště je přijatelná a přípustná za předpokladu dodržení několika pravidel.

Pravidla organizace pracoviště zahrnují:

  • Umístění přepážky vzhledem ke vchodu tak, aby servisní pracovníci měli nerušenou příležitost vidět všechny lidi, kteří vcházejí a vycházejí;
  • Umístění pultu mezi centrálním vchodem do hotelu a výtahy tak, aby z něj personál viděl celou cestu klienta od okamžiku vstupu do okamžiku vstupu do výtahu (místnosti).

Článek: Organizace pracoviště recepce hotelu

Recepční a ubytovací služba (RAS) má dvě části. První z nich je samotná recepce (Front office), kde hosté komunikují s personálem ubytovacího zařízení. Back office je místnost, která se nutně nachází za přepážkou (mimo dohled hotelových hostů a návštěvníků).

Elektronický účetní systém na pracovišti

Organizace pracoviště přijímacího a ubytovacího systému zahrnuje práci s účetním systémem. Jedná se o elektronický systém, podle kterého právní předpisy nebo dohoda účastníků účetního vztahu zakládá možnost spoléhat se výhradně na data v elektronické podobě.

Pracoviště se vyznačuje tím, že generování úředních listinných dokumentů může být zajištěno jako povinné ve vztahu k jednotlivým dokumentům. To může být povinná operace na žádost kterékoli osoby, která komunikuje s účetním systémem (nikoli organizátora účetnictví nebo registrátora).

Systém zpravidla obsahuje informace, které lze použít výhradně v elektronické podobě. Doplňování a úprava těchto informací se provádí výhradně v elektronické podobě. S procesem jsou spojeny právní důsledky, které upravují příslušné legislativní akty o tomto typu účetnictví.

V systému, který není elektronickým účetním systémem, se elektronická data používají pouze pro urychlení kancelářské práce. Hotely využívají k provádění elektronického účetnictví informační a komunikační technologie (ICT).

Elektronické účetnictví má tu neodmyslitelnou vlastnost, že jeho běžný provoz vyžaduje povinné používání ICT. V elektronickém účetnictví se nejčastěji používají elektronické formy organizace účetních dat. Mohou být prezentovány:

  • Databáze;
  • Elektronické dokumenty;
  • Tabulky;
  • Jiné typy organizace informací pro ukládání a zpracování pomocí počítačů.

Papírové formuláře lze použít i na recepci. To je nezbytné pro ukládání primárních účetních dokladů, vedení protokolů o vystavení dokumentace klientům s certifikací pečetí a podpisy. U administrativních účetních systémů jsou data přebírána také v elektronické podobě. V tomto případě by mělo být zajištěno označení práv a povinností a stanovení různých právních následků účetních případů.

READ
Jak zkontrolovat kvalitu lopaty?

Některé z příchozích, odchozích nebo interních dokumentů na recepci mohou být přijaty nebo přeloženy do papírové podoby. Některé informace, které mají právní význam, však musí být vhodné pro použití v elektronické podobě. Jeho doplňování a změny jsou prováděny výhradně v elektronické podobě, což má pro vedení hotelu odpovídající právní důsledky.

Technické prostředky pro organizaci procesu přijímání a ubytování hostů

Moderní pracoviště recepční se vyznačuje elektronizací procesu příjmu, umístění a odhlášení. Zaměstnanci zde zpravidla pracují pomocí technických prostředků (například tiskárna, kopírka apod.). Některé hotely mají vícekanálovou telefonní ústřednu.

Z pracovních nástrojů zaměstnanců na pracovišti lze vyzdvihnout PC (osobní počítač), profesionální laserovou tiskárnu pro tisk účtenek (musí odolat velké zátěži). V poslední době jsou velmi rozšířené bezhotovostní platby kartami, takže pracoviště je vybaveno autorizačním automatem pro půjčování kreditních karet, elektrickými půjčovnami pro plastové kreditní karty.

Pracovní stanice SPiR poskytuje terminál pro kódování klíčů. Často k tomu slouží monitor s klávesnicí a rolovacím mechanismem. Digitální vícekanálová telefonní ústředna je určena pro přepojování hovorů v rámci hotelu. Telefon musí mít displej, který informuje o tom, kdo a komu volá.

Organizace pracoviště hotelové recepční služby by měla zajistit dostupnost faxu, kopírky a detektoru pro prohlížení bankovek. Moderní hotely preferují mít americkou modelovou kalkulačku, která tiskne všechny akce a výsledky na papír.

Pracoviště je vybaveno informační a klávesnicí, skříněmi na dokumentaci a kancelářské potřeby. Pro klienty je důležité, aby si vytiskli informační brožury umístěné poblíž na speciálních přepážkách nebo na recepci.

Hlavní pracovní nástroje recepční by měly být skryty před zraky klienta a umístěny vhodně pro práci. K tomu je zapotřebí speciálně vybavený stojan a prostor za ním. Hlavním pracovním nástrojem obsluhy je ACS (automatizovaný řídicí systém).

Je těžké přeceňovat význam recepce v jakémkoli podnikání. Tento kus nábytku se setkává s klienty v kancelářích, sportovních centrech, kosmetických salonech, lékařských organizacích, hotelech a bankách. Někdy záleží na tom, jak vypadá recepce a jak pohodlná byla komunikace se správcem, a rozhoduje o tom, zda se klient rozhodne využít vašich služeb.

Recepční: tvář vaší společnosti a její úkoly

Navzdory skutečnosti, že recepce se používá téměř v každém podnikání, ne každý chápe důležitost tohoto kusu nábytku. Úkoly na recepci vám mohou pomoci ocenit recepci a jsou následující:

  • vytváření dojmu. Recepce je to první, co návštěvník uvidí. Proto musí být nejen funkční, ale i prezentovatelný a také podporovat celkový firemní styl;
  • vymezení prostoru recepce. Pomocí pultu se místnost zónuje a objeví se dva prostory: pracovní a čekárna. Díky tomu může administrátor plnit své povinnosti, i když jsou v místnosti klienti čekající na další specialisty;
  • organizace pracoviště správce. Tento pracovník většinou nejen přijímá klienty, ale také telefonuje, potvrzuje schůzky a pracuje s dokumenty;
  • orientace na návštěvníka. Klient, který k vám do kanceláře přijde poprvé, díky recepci jasně ví, kam se obrátit a který pracovník může získat vstupní konzultaci.
READ
Jak odstranit zapuštěné světlo ze stropu?

Úkoly také určují funkčnost recepce. Počítadlo se obvykle skládá ze dvou modulů: plochy administrátora (částečně skryté před pohledem návštěvníka) a vrstvy pro interakci s klientem. Některé modely jsou však vybaveny nejen dalšími policemi, ale dokonce i čekacími sekcemi nebo čalouněným nábytkem.

Typy administrátorských stolů

Nabídka recepčních pultů na trhu je úžasná. Můžete najít různé modely v moderních, klasických, minimalistických stylech. Rozmanitost barev není o nic méně potěšující: v katalozích vedle sebe existují monochromatické, kontrastní, pastelové a světlé stojany. Nejčastěji je však tento kus nábytku rozdělen do skupin podle tvaru a materiálu výroby.

Klasifikace formulářů

V zásadě jsou recepce klasifikovány podle jejich tvaru. Nejoblíbenější recepce jsou:

  • obdélníkový. Často jsou doplněny mobilními moduly, které rozšiřují jejich funkčnost. Jednoduché, levné, trochu nudné, ale považováno za klasické řešení;
  • oválný nebo kulatý (poloměr). Ideální pro velké haly. Vytvářejí podmíněně uzavřený pracovní prostor ve středu místnosti, takže klienti mají volný přístup k oknům nebo dveřím. Nevýhodou je, že takový recepční pult neposkytuje dostatečnou ochranu pro administrátorské sídlo: na počítač je vidět zezadu. To není pro zaměstnance příliš pohodlné a dokonce nebezpečné při práci s důvěrnými daty. Umožňují vám ale pracovat s velkým počtem klientů současně;
  • roh. Dobře se hodí pro relativně malé místnosti, které nelze rozdělit na dvě části obdélníkovým stojanem (například dveře překážejí);
  • ve tvaru U. Vhodné pro velké kanceláře. Obvykle jsou preferovány, pokud je třeba ubytovat více zaměstnanců;
  • nestandardní tvar. Ačkoli takové modely musí být vyvinuty podle individuálního projektu, jsou zcela běžné, protože umožňují 100% uspokojit všechny potřeby konkrétního podniku.

Výběr tvaru pultu závisí především na tom, jak velký máte pokoj a kolik lidí potřebuje pracovat na recepci. Nezapomeňte také na pracovní desku. Pokud se na něm budou vyplňovat formuláře, musí být zajištěno dodatečné osvětlení. Šířka desky stolu pro pohodlné psaní by měla být minimálně 30 cm, výška pohodlná pro klienta začíná od 107 cm.

Klasifikace materiálu

Recepce může být vyrobena z různých materiálů. Na nich závisí nejen vzhled výrobku, ale také zásady péče o něj. Nejčastěji je základna (svislé sloupky) vyrobena ze dřeva, protože takové rámy se snadno montují. Na nich je umístěna stolní deska z jakéhokoli materiálu: ze stejného dřeva, stejně jako z kamene, skla, plastu.

READ
Kde mohu použít Riveter?

Často klienti preferují zcela kamenné modely. Vše závisí na vaší touze a obchodních charakteristikách. V některých případech je prostě nutné dát přednost recepci z masivního kamene nebo skla.

Podívejme se na nejoblíbenější materiály na regály, na jejich klady a zápory a také na to, jak o ně pečovat.

Umělý nebo přírodní kámen

Umělé a přírodní kameny jsou považovány za nejdražší řešení (druhé je samozřejmě dražší). Vhodné pro seriózní firmy. Výhodou kamene je jeho odolnost a snadná údržba: povrch se prakticky nešpiní a neopotřebovává. A i když se kámen může poškrábat, reálně budete muset pult vyměnit, protože je nemoderní, spíše než proto, že vypadá staře. Jediný bod: není vhodné pokládat horké nápoje na pult, ze šálku může zůstat kruh. Existují ale speciální malé stojany, které vás před takovým nedorozuměním ochrání.

Péče o kámen závisí na tom, čemu dáváte přednost. V podstatě není potřeba pravidelné mokré čištění (v některých případech polosuchým hadříkem) a nic víc. Náhodné skvrny lze odstranit mýdlovou vodou nebo abrazivními prostředky. Pokud je povrch pracovní desky lesklý, nelze použít abrazivní materiály.

Dřevo s kovovými prvky nebo bez nich

Plast s přídavnými skleněnými nebo kovovými konstrukcemi

sklo odolné proti nárazu

Lakované MDF panely nebo dřevotříska

Dnes jsou v módě kombinované materiály, takže při péči byste se měli řídit různými doporučeními pro různé prvky. Pokud si objednáte recepčního u jakékoli společnosti, je vedoucí povinen vysvětlit všechny záludnosti péče o něj.

Požadavky na dobrou recepci

Bez ohledu na specifika společnosti a jejího rozpočtu existují požadavky, které je třeba vzít v úvahu při výběru jakéhokoli regálu. Recepce musí mít následující vlastnosti:

  • reprezentativní a moderní styl. Recepční je tváří podniku, takže jeho stav a kvalita se posuzuje v celé firmě;
  • design v korporátních barvách a/nebo přítomnost firemních log. V ideálním případě by měl být pult vyroben speciálně pro vaši společnost a vypadat tak, aby nebylo pochyb: toto je vaše recepce;
  • relevantnost. Pult by měl zohledňovat moderní módní trendy, ale neměl by vyčnívat z celkového designu kanceláře. Nemůžete si koupit recepci, která vypadá příliš draho nebo příliš levně ve srovnání se zbytkem designu místnosti. Příznivým dojmem ale zároveň vytvoří stojan, který vypadá o něco dražší než ostatní předměty kolem;
  • pohodlí. Recepce je pracoviště, kde váš zaměstnanec stráví téměř celý osmihodinový pracovní den. Je nutné, aby se veškeré vybavení vešlo na stůl, byl vyhrazen prostor pro papíry a dokumenty a také volný prostor pro manévrování. Nezapomeňte na horní rovinu pultu: dojde k interakci s klientem a také by to mělo být pohodlné pro obě strany;
  • funkčnost. Moderní recepce mohou plnit mnoho funkcí najednou a být vybaveny čalouněným nábytkem, policemi, osvětlením, kabelovodem, zásuvkami, sekcemi pro hosty atd. Při výběru se řiďte svými potřebami. Čím menší místnost, tím funkčnější by měl být stojan.
READ
Jak se připojit k hlavnímu plynu?

Toto jsou hlavní body, které je třeba zvážit. Existuje však mnoho jemností, které jsou relevantní pro konkrétní podnikání. Je lepší je probrat přímo při objednávce. Zkušený manažer vám snadno poradí se sadou modulů nebo možností pro ideální rack.

Která recepce je vhodná pro vaši firmu?

Při nákupu recepčního pultu platí jedno pravidlo: varianta na míru bude vždy lepší než koupě hotového výrobku. Individuální projekt vám umožní vybrat si optimální velikost, ihned označit stojan a vyčlenit místa potřebná pro správce: pro vybavení, pro dokumenty, pro osobní věci atd. Důležité je také to, že při objednávce můžete nastavit přehlednost požadavky na design stánku.

Bez ohledu na to, zda upřednostňujete model na míru nebo hotový výrobek, určitě si dejte pozor na to, jaké požadavky se na recepční pulty v různých společnostech vztahují.

Recepce pro velkou společnost

Při pořizování recepčního pultu pro velkou nebo známou společnost se musíte maximálně zaměřit na jeho vzhled. Částečně můžete obětovat funkčnost (ne pro klienta, ale pro správce), ale v rozumných mezích. Ale nemůžete obětovat prezentovatelnost. I minimální nedostatky mohou způsobit, že se klient bude ptát, zda je vaše společnost tak dobrá, jak si všichni myslí.

Velkým společnostem se doporučuje objednávat přepážky a ideálně celou recepci najednou, aby jim ani jeden prvek nepoškodil pověst. Branding je vyžadován. Životnost pultu závisí na jeho vzhledu: pokud stačí aktualizovat stolní desku, aby si zachovala lesk, nemusíte objednávat nový produkt, ale pokud všechny prvky vykazují známky opotřebení, je čas zakoupit celou recepci. Nezapomeňte také na módní trendy. Nepříjemným dojmem působí deset let zastaralý design.

Recepce v ekonomické třídě

Od průměrné společnosti neočekáváte regály vyrobené z drahých materiálů. Naopak na recepci z kamene nebo ušlechtilého dřeva bude pohlíženo s podezřením a správa takové firmy bude považována za marnotratnou a nestarající se o budoucnost firmy. Proto je nutné vybrat recepci v souladu s možnostmi společnosti: pokud máte malý obrat, je docela rozumné dát přednost spolehlivému, ale levnému modelu, který by však měl vypadat reprezentativně a pasovat celkový design kanceláře.

READ
Jaký je nejlepší způsob kvašení zelí?

Vzhledem k tomu, že design ustupuje do pozadí, je důležité zajistit funkčnost recepce. Správce za tím pracuje celý den a pohodlné podmínky zlepšují produktivitu a náladu. Příznivý přístup zaměstnance mu pomůže komunikovat s klienty s upřímným potěšením, a to zase zvýší prestiž vaší společnosti.

Specializované recepce

Máte-li specializovanou firmu, pak při výběru recepce vystupuje do popředí její funkčnost. Takže v kosmetickém salonu nebo v posilovně, na recepci jsou všechny materiály, které klient potřebuje, brožury, rozvrhy, ceny, kterých je často mnohem víc než v běžné kanceláři. Měly by být jasně viditelné a vhodně umístěné. Nezapomeňte, že klient potřebuje místo, kde si prostuduje všechny papíry. Není to jediný konkrétní požadavek, ale je to docela jasný příklad.

Ideální možností by bylo objednat si recepci přímo pro vaše potřeby, protože právě tento kus nábytku zvýší efektivitu vašich zaměstnanců. Abyste přesně pochopili, jakou funkcionalitu od přepážky potřebujete, vytvořte si seznam akcí pro zaměstnance, který bude na tomto pracovišti. Při objednávce proberte tyto úkoly s manažerem, aby mohl nabídnout co nejpohodlnější řešení.

Jak se určuje cena za recepční pulty?

Ceny za recepční pulty závisí na mnoha faktorech, včetně potřebného kování a dokonce i tloušťky pracovní desky. Ale hlavní jsou termíny (objednávka, dodávka), materiály, design produktu, velikost regálu. Pokud o nákupu uvažujete předem, nemusíte přeplácet za urgenci. Cenu ovlivňují i ​​doplňkové služby, například vyzdvižení nákupu po schodech nebo montáž a instalace.

Ale nezapomeňte, že šetřit na stojanu se nedoporučuje. Nákup kvalitních židlí na počkání nebo pořízení fíkusu na ozdobu je lepší odložit na příštího půl roku. Ostatně ne každý klient bude čekat na recepci, ale všichni bez výjimky se k recepci přiblíží.